Смена медицинской информационной системы

Переход с одной программы для медицинских учреждений на другую – важная и болезненная задача для клиники.

Для многих миграция является синонимом трудностей и потери времени, но в реальности это не всегда так. При должной подготовке, клиника может ускорить переход, минимизировать риски и грамотно построить процесс, чтобы упростить себе задачу.

Сегодня мы поделимся с вами советами и подсказками, которые позволят клинике перейти на другую МИС с минимальными потерями и стрессом.

Зачем клиники переходят на новые МИС?

У медучреждения могут быть разные причины для перехода на новую МИС. Три самые распространённые из них:

1. Не хватает функционала. Клиника остро нуждается в функциях, которые разработчик не планирует внедрять.
2. Информационная система медицинского учреждения не обновляется, новые функции внедряются медленно, системных улучшений не производится.
3. Система ненадёжна, возникают частые ошибки или перебои в работе. Работа в системе должна быть отлажена и удобна. Постоянные сбои и ошибки не только раздражают сотрудников и мешают качественно оказывать услуги, но и наносят урон имиджу клиники.
4. В нынешней МИС отсутствует возможность интеграции с другими необходимыми сервисами, например с лабораториями для удобного получения результатов анализов. Или с IP-телефонией, позволяющей сделать работу администратора проще и удобнее.

*Телефония в Medesk

Читать: Как и зачем клинике изучать звонки пациентов?

Сложности при переходе на новую МИС и как с ними бороться

Давайте рассмотрим основные трудности, с которыми сталкиваются клиники при переходе на новую медицинскую систему, и посмотрим как можно их проработать.

Требуется бюджет

Переход на новое ПО это часто ресурсозатратное действие. Клинике нужно выделять бюджет, время, а иногда и отдельного специалиста для реализации перехода.

Здесь поможет планирование и подбор оптимального решения. Сегодня многие медицинские информационные системы, как например Medesk, предлагают облачные решения с возможностью кастомизации набора функций, и небольшими ежемесячными платежами. В таком случае, клинике не требуется выделять отдельный бюджет на закупку и поддержание лицензии.

Отдельный специалист для обслуживания системы в таком случае тоже не понадобится, ведь облачное решение предполагает расположение ПО на серверах разработчика, а значит все заботы по мониторингу и поддержке ложатся на его плечи.

Подобрав МИС с простым интерфейсом и большим количеством полезной технической документации, вы сократите время на обучение и привыкание к новой системе.

Читать: Безопасны ли облачные МИС для клиники?

Недовольство команды

Программа МИС в медицине играет значительную роль, ведь врачи и административный персонал работают в ней каждый день, успевают привыкнуть и наладить её под себя.

Поэтому часто работники не хотят разбираться или не могут привыкнуть к новой МИС. Здесь поможет терпение и готовность обсуждать, проговаривать плюсы, отвечать на вопросы снова и снова. Неприятие и скепсис при переходе на новое ПО – стандартная человеческая реакция.

Мы слишком остро реагируем на то, что у нас забрали, и недостаточно ценим новые возможности, которые нам открываются. Важно поменять эту психологическую установку, и дело пойдёт проще.

Следующий шаг: максимально облегчить жизнь команды и процесс обучения. Запросите все материалы у разработчика новой МИС, попросите провести вам тренинг для команды, подготовьте шпаргалки и ответы на частые вопросы.

Есть много способов упростить сотрудникам миграцию и привыкание к новой МИС. Например в МИС от Medesk в АРМ врача есть опция составления шаблонов с нуля и набор готовых шаблонов. Вы можете дополнительно кастомизировать их так, чтобы врачам клиники было легко и комфортно с ними работать. Если докторам самим не придётся настраивать под себя важные инструменты работы, они скорее всего будут более благосклонны к новой системе.

*Шаблоны протоколов в Medesk

Читать: Электронная медицинская карта в клинике. Так ли нужно переходить с бумажных носителей?

Процесс перехода и внедрения не оптимизирован

Бывает так, что разработчик не готов выстраивать пошаговый план перехода для нового клиента, или же клиент не следует рекомендациям. Результат в таких случаях обычно плачевный. Клиника тратит много нервов, сил и времени зря.

Чтобы этого не случилось, рекомендуем на этапе тестирования и переговоров обсуждать с разработчиком МИС как у них построен процесс перехода, есть ли отлаженный процесс для миграции данных, какую помощь вы можете получить. Чем яснее будет путь для обеих сторон, тем меньше рисков и разочарований получится в итоге.

Читать: МИС для новой клиники - как выбрать, обязательный функционал, подводные камни

Проблемы с переносом данных

Если только вы не переходите на новую МИС спустя пару месяцев после открытия клиники, у вас будет огромное количество данных, которые потребуется перенести.

Обязательно проговорите все этапы миграции, уточните у своего специалиста или у разработчика не будет ли проблем с совместимостью форматов, сколько займёт процесс от и до, на какие гарантии защиты от потери данных вы можете рассчитывать.

Рекомендуем вам сделать дополнительную резервную копию до процесса миграции, чтобы перестраховаться.

Читать: Сложно ли перейти на платформу Medesk с другой МИС. Кейс клиники «Неббиоло»

Как получить ещё больше выгоды от перехода на новую МИС?

Медицинская информационная система в первую очередь должны быть удобной в использовании и иметь весь необходимый функционал. Однако важно и чтобы финансовая составляющая была учтена.

Подходите с умом к выбору модулей, которые вы приобретёте в МИС. С одной стороны, не стоит набирать максимум функций, если половина из них вам не нужна. С другой стороны, возможно стоит сразу же подключить те модули, которые вы планируете использовать через 6 месяцев или год. Скорее всего будет выгоднее сразу взять больше модулей, чем добирать их через 3-5 месяцев.

Перед внедрением новой МИС стоит провести небольшой анализ и пересмотреть свои бизнес процессы. Переходный период это отличное время, чтобы отказаться от неэффективных подходов к работе, упростить то, от чего нельзя отказаться и по-максимуму автоматизироваться (например, сократить количество бумажной работы).

Тогда, подключившись к новой МИС, вы сможете оптимизировать работу клиники ещё лучше и сократить время выполнения многих задач. А это значит, что ваша команда сможет уделять клиентам больше внимания и оказывать им более качественные услуги.