Как правильно построить расписание частной клиники?

Для некоторых клиник «хронические» проблемы с расписанием кажутся нерешаемыми. Сегодня мы покажем как правильно построить расписание частной клиники.

Вы читаете вторую часть статьи по антикризисному управлению клиникой “Финансовая буря усиливается: что делать руководителю частной клиники?” Первая часть статьи доступна по этой ссылке.

Анализируем и исправляем расписание

Правильно выстроенное расписание – краеугольный камень эффективной работы клиники и ключ к ее загрузке. При анализе расписания следует обращать внимание на два ключевых аспекта:

• Насколько расписание удобно для пациентов?
• Обеспечивает ли оно максимально эффективное использование ресурсов клиники?

Эффективное расписание должно отвечать следующим требованиям:

• Врачи «базовых» для клиники специальностей перекрывают все время работы клиники, с самой первой минуты;
• Узкие специалисты ведут прием в удобное для пациентов время (то есть перекрывая пики посещаемости);
• Плановая запись к базовым специалистам и проведение ключевых исследований всегда доступны в течение 24 часов после обращения, к узким специалистам – не дольше 4 дней;
• Позволяет сформироваться рабочим «связкам» смежных специалистов. В частности, обеспечивает возможность провести в день заранее запланированного обращения к узкому специалисту базовые исследования, которое необходимы ему для установления диагноза;
• Расписание введено в медицинскую электронную систему (МИС) на месяц вперед, количество «перестановок» минимально.

На практике

Придите несколько раз к самому открытию клиники, посмотрите, в каком расположении духа приходят в нее врачи. Доктора, которые «влетают» в клинику минута в минуту (или даже опаздывают!), на лету надевают халат и приглашают пациента в неподготовленный кабинет, вряд ли смогут правильно организовать работу при высокой загрузке благодаря эффекту домино (и особенно странно будут звучать из их уст слова о неуважении пациентов к профессии врача). Задержитесь и до позднего вечера. Проанализируйте, все ли записанные на самые поздние часы работы клиники пациенты получили намеченные медицинские услуги вовремя? Этот прием позволяет обнаружить ситуации, когда исследования и манипуляции были выполнены много раньше, а доктора покинули клинику задолго до окончания рабочего дня.

Логично, что проблемы с расписанием решаются путем переговоров с работниками. С теми, кто не смог подстроиться под требуемый график работы, порой лучше расстаться, даже если они хорошие специалисты. А вот для того, чтобы «расширить» занятость специалиста или решить открыть еще одну ставку простого наличия «большой очереди к доктору» недостаточно.

До того, как открыть новую вакансию нужно сделать следующее:

• Проверить, что время, отведенное на прием и проведение манипуляций оптимально (в большинстве случаев оптимальное время приема составляет 30 минут, сокращать его до менее чем 20 минут может привести к резкому снижению качества);
• Проанализировать резервы в расписании и исключить все лишние;
• Проверить, что потребность в специалисте стойкая, наблюдается не менее двух месяцев;
• Удостовериться, что в коллективе точно нет доктора, который может оказывать необходимые медицинские услуги (например, за счет наличия нескольких сертификатов);
• Убедиться, что у вас есть все рычаги, позволяющие влиять на загрузку данной специальности;

Уточнить, что новая ставка или расширяемые часы приема хорошо встраиваются в имеющееся расписание (есть необходимая для эффективной работы линейка специалистов, нет конфликтов, связанных с использованием оборудования и проч.).

Но для некоторых региональных клиник «хронические» проблемы с расписанием кажутся нерешаемыми: они просто не могут позволить себе нанять врачей «редких» специальностей, даже если без них невозможно построить нормальную работу клиники. Есть ряд практических мер, которые могут помочь даже, казалось бы, в безвыходной ситуации.

__Итак, решаем задачку поиска уникального специалиста и встраивания его в расписание: __

1. Нужно внимательнее посмотреть на свой коллектив, возможно, у одного из докторов есть заветный сертификат или навыки, или даже просто интерес к новой сфере. Нередко хорошие доктора не хотят работать по второму сертификату или боятся использовать навыки, так как не уверены в своих силах ввиду, например, небольшого опыта или перфекционизма. Такого доктора можно убедить «прикрыть» на какое-то время клинику, пообещав в ближайшее время отправить его на короткие обучающие курсы, либо инициировать прохождение первичной переподготовки. Такие циклы переподготовки обычно длятся всего несколько месяцев, и вот уже у вас в штате есть заветные детские кардиолог и мануальный терапевт, гинекологи обучены УЗИ, а кардиологи делают ЭХО. Некоторые врачи каким-то образом умудряются пройти эти курсы без полного отрыва от производства, что, конечно, противоречит нормативным актам. Но торопитесь – совсем скоро будет введена новая система аккредитации медицинских работников, и по состоянию на декабрь 2015 года ни у кого нет ясного понимания, как она будет функционировать в наших реалиях.

2. Проведите новый раунд переговоров с известными в городе «уникальными» специалистами. Как правило, они очень хорошо устроены и просто «перекупить» их не всегда возможно по разным причинам.

Конечно, перед вами будет стоять непростая задачка встроить доктора в расписание клиники, но подходящее для всех решение найти можно, например, в педиатрии создать «диспансерные дни».

3. Наконец, нужно задуматься – а точно ли вам нужен доктор этой специальности, может быть, будет выгоднее заключить партнерское соглашение с одной из специализированных клиник вашего города и начать обмениваться пациентами? Опасность того, что в такой ситуации конкуренты будут «перетягивать клиентов», порой бывает сильно преувеличена, – ведь потенциальных пациентов очень много.

На практике

Классический пример переформатирования неэффективно построенного расписания. Небольшой частной клинике удается договориться с местной «звездой» – гинекологом или колопроктологом – открыть прием, всего один день в неделю и, конечно, в удобное для известного доктора время. Порой это середина буднего дня, когда доктор может уйти пораньше с основного места работы, где он оперирует. К удивлению директора клиники, загрузка авторитетного доктора и через 2 месяца не превышает 50 %. Но если после серии сложных переговоров удается открыть второй день приема – загрузка врача резко возрастает. Подумайте, почему?

В следующей части мы рассказываем, как правильно оптимизировать затраты на оборудование и расходные материалы.