Recordatorios Automáticos: Solución para Reducir Ausencias en su Clínica

¿Ha notado que sus pacientes faltan a las citas en su clínica de salud mental?

Sinceramente, es bien sabido que es un problema bastante común.

Estas faltas a las citas no solo afectan a los pacientes, sino también pueden afectar al normal funcionamiento de su clínica. El ausentismo es una de las consecuencias que pueden resultar en la pérdida de ingresos y disminución de la productividad del personal.

Hoy hablaremos de las estrategias y herramientas que pueden solucionar este problema.

La batalla contra las citas perdidas

En promedio, casi el 10% de los pacientes falta a sus citas mensualmente, lo que afecta tanto a su salud como a la eficiencia de la clínica.

Imagine que su clínica tiene 20 citas al día y que su precio medio es 50$ pero 2-3 pacientes cancelan la consulta diariamente.

Al final del mes, verá que habrá perdido 1000-2000$, que nunca más recuperará. Pero esta situación puede tratarse de un modo fácil con solo unos clics.

Un estudio reciente nos brinda las respuestas de las razones por las cuales los pacientes no asisten a sus citas programadas:

Recomendaciones para hacer que los pacientes no se olviden

Los profesionales de la salud pueden prevenir las cancelaciones en el 50% de los casos a la hora de probar las siguientes estrategias:

#1. Identificar los canales de comunicación más preferidos.

Cada paciente es único y sus preferencias de comunicación también lo son.

Para ofrecer un servicio más personalizado, identifique cómo prefieren sus pacientes comunicarse con su clínica.

Un simple gráfico que muestre la frecuencia de cada canal de contacto (correo electrónico, llamadas, mensajes, etc.) puede darle una visión clara.

Para comprender qué canales son los más efectivos para llegar a su audiencia, puede utilizar un software de gestión clínica y analizar los datos de forma automatizada.

La elección del canal preferido le ayudará a solucionar el problema de inasistencias y aumentar la satisfacción del paciente con su servicio.

#2. Pedir a sus pacientes agendar citas en su calendario.

La gente que ha faltado a las citas admite que, lo ha hecho por haberse olvidado.

Al pedir a los pacientes que anoten su cita en su calendario personal, se busca fomentar la responsabilidad.

Sugiera a sus clientes anotar consultas en el calendario de citas como Google calendar u Outlook. Esto les ayudará a recordar su compromiso y optimizará el flujo de trabajo de los médicos.

#3. Revisar si no asistieron a la cita de verdad.

Esta recomendación es útil si tiene una clínica de multiespecialidad y tiene que monitorear muchos procesos.

Los casos cuando los pacientes entran a un centro médico y pasan fuera del recepcionista son frecuentes.

Al contactar a los pacientes que, según los registros, no fueron atendidos, podría obtener información valiosa sobre su experiencia y detectar cualquier problema en el proceso de atención.

De esta forma, podrá recopilar una estadística más concisa, identificar los posibles inconvenientes y preguntarles sobre el canal de comunicación preferido.

#4. Pedir que se cancelen las citas con antelación.

Pedir cancelar citas de antemano tiene múltiples beneficios tanto para el paciente como para el profesional de la salud:

• Optimización de la agenda.

Al tener una agenda más organizada, se pueden atender a más pacientes de manera eficiente, reduciendo tiempos de espera y aumentando la productividad.

• Prevención de pérdidas.

Cada cita no atendida representa una oportunidad perdida de ingresos y de brindar atención médica.

• Respeto por el tiempo de todos.

  Al cancelar con anticipación, el paciente permite que otro paciente pueda ocupar ese espacio, y el profesional puede dedicar el tiempo a otras tareas.

• Reducción de estrés.

Una agenda sin cancelaciones de última hora disminuye el estrés tanto para el paciente como para el profesional.

También, podría elaborar una política de cancelación que indicaría el tiempo mínimo de antelación requerido para notificar cualquier cambio, por ejemplo, 24 horas antes de la cita.

#5. Implementar un software médico.

Escoger el mejor software no solamente optimiza el proceso de la comunicación con los clientes sino también permite rastrear las métricas clave.

A través de un software de gestión médica el gerente puede ver la imagen general de todas las comunicaciones y gestionar los procesos de manera competente.

Al mismo tiempo, el profesional de la salud puede procesar solicitudes de pacientes de manera rápida y eficiente gracias a la automatización del procesamiento de llamadas.

Una de las herramientas que puede ayudarle en eso es un sistema automatizado que se encargue de enviar recordatorios de citas por SMS.

Un servicio profesional de envío de mensajes automáticos debería incluir los siguientes elementos:

• generar recordatorios 1 día antes de la cita
• enviar confirmaciones de citas
• conexión con su calendario u horario
• comunicar cambios en los servicios y los horarios
• el paciente puede confirmar o rechazar la cita
• borrar el recordatorio si es necesario.

¿Recordatorios de citas por SMS o llamadas telefónicas?

Seguro que conoce a este tipo de clientes que lleva año llamándolos y están contentos y satisfechos.

Normalmente es una categoría de las personas que dicen:

• “No tengo tiempo para leer correos, estoy a menudo de viaje. Llámeme. Si estoy ocupado, le devolveré la llamada.”
• “¡No, no, nada de mensajes de texto ni de aplicaciones de mensajería! ¡Prefiero que me llame!”
• “Mi querida, habla despacio, porque ya no oigo muy bien...”

Si el perfil promedio de sus pacientes son las personas mayores, entonces llámelos. Si no responden o están fuera de cobertura, repita la solicitud por escrito (antes averigüen a quién deben dirigirse en ese caso).

Sin embargo, los resultados del cuestionario que realizamos en nuestro blog confirman que la mayoría de los clientes prefieren recibir mensajes de texto.

Muchos profesionales de la salud afirman que gracias a los mensajes de texto la tasa de las citas perdidas es menor. Esto se traslada a un aumento de sus ingresos.

Un servicio automatizado de recordatorios le da a sus pacientes la libertad y flexibilidad para confirmar o cambiar la fecha o la hora de la cita en cualquier momento del día.

El envío de recordatorios por SMS y correos electrónicos mantiene a sus pacientes informados sin molestarlos. Es probable que estén tan ocupados como usted, por lo que sus mensajes de aviso son más que bienvenidos.

Y en una época en la que las personas revisan sus teléfonos 80 veces al día en promedio, es difícil que no vean esos mensajes.

Tanto para ellos como para su clínica es muy conveniente. Ellos se olvidan de las llamadas invasivas y usted se olvida de perseguir a sus pacientes.

4 Razones por las cuales necesita los recordatorios automáticos para su clínica

Hemos destacado las siguientes ventajas para que usted haga sus propias conclusiones:

• Aumentar la tasa de retención.

Desde el punto de vista del usuario, los recordatorios de citas próximas les permiten tener una mayor tranquilidad a la hora de relacionarse con la clínica.

Cuando los pacientes tienen que calificar el servicio que recibieron en su clínica médica, no sólo opinan del tratamiento sino que también evalúan otros elementos. La experiencia del paciente se basa en las comunicaciones correctas en el momento adecuado, antes, durante y después de la cita.

Un simple envío de SMS puede aumentar la retención y mejorar el nivel de satisfacción de sus pacientes, ya que es una herramienta poderosa de comunicación.

El envío de recordatorios automáticos puede mejorar la eficiencia y el contacto con su paciente. Un programa integral de gestión de las relaciones con el paciente puede ayudarle a convertir los elementos como los recordatorios de citas o los mensajes de seguimiento en valiosas oportunidades de contacto.

• Mejora la salud mental de sus pacientes.

Para algunas personas los mensajes SMS pueden ser de gran apoyo.

A un nivel más alto de asistencia, es lógico que sus clientes mejoren su estado de salud cuando acuden a las citas. Con estos recordatorios ellos también priorizarán su salud. Especialmente importante es conseguir una mejor adaptación al tratamiento de pacientes en el área de la salud mental, ya que para ellos es muy importante sentirse cómodo y apreciado.

Para algunas personas los mensajes de recordatorio pueden ser de gran apoyo. En psicoterapia, la calidad de la relación que hay entre el paciente y el médico es esencial. Por lo cual, mensajes sms de su clínica para recordar la cita mejoran el proceso de tratamiento y aumentan la fidelización de sus clientes.

• Mejorar la imagen profesional de su clínica.

Especialmente si no tiene una clínica grande sino un consultorio, los recordatorios automáticos darán a sus pacientes percepción de que tiene una clínica grande.

Si desea mostrar que su clínica está bien organizada, los recordatorios de citas médicas refuerzan la idea de que tiene servicio de alta calidad.

Los recordatorios por SMS no solo indican su profesionalismo, sino también que le presta atención individual a cada uno de sus pacientes.

• Los pacientes no se olvidarán de las citas.

Es muy conveniente enviar un recordatorio a los pacientes sin importar dónde se encuentren, ya sea unos días, 24 horas o solo unas horas antes de su cita, y, seguramente, usted se sentirá más tranquilo utilizando este servicio en su clínica.

Otra ventaja es que los pacientes pueden contestar a sus mensajes y se queda un récord de todo lo que el paciente dijo.

Si quiere implementar recordatorios del texto, le contaremos cómo funcionan en el próximo párrafo.

Plataforma de recordatorios automatizados Medesk

Medesk es un software de gestión de citas médicas profesional que cuenta con las herramientas que pueden satisfacer las necesidades específicas de IPS, consultorios y clínicas medianas y grandes en México, Perú, Colombia y Chile.

Recientemente, los desarrolladores de la plataforma actualizaron los módulos de reserva de citas, videoconferencias, historias clínicas digitales y agenda médica para facilitar el proceso de la prestación de servicios antes, durante y después de las consultas médicas.

El software de programación de citas Medesk incluye la funcionalidad de envío masivo de recordatorios de texto a su base de clientes.

Es una de las herramientas de la agenda de citas que se encarga de enviar recordatorios de citas por SMS. Para saber cuándo y a quién enviar los mensajes, este servicio se conecta con su calendario y de ahí obtiene la información necesaria para mandar los recordatorios por Whatsapp o a través de otras redes sociales.

Puede eliminar o añadir la información que considera importante y configurar la hora y el día de envío en este sistema automatizado.

Es aconsejable enviar recordatorios automáticos 1 día antes de la consulta y escribir un texto corto. Es suficiente poner el nombre del paciente, fecha y hora de la cita, direcciónes, teléfono o enlace para contactar con su clínica por si hay cambios de planes.

También, el programa le permite redactar y modificar el texto en el mensaje y personalizarlo para cada cliente. Puede eliminar o añadir la información que considere importante y configurar la hora y el día de envío.

Además de eso, es posible elegir el canal de envío de mensajes: SMS, WhatsApp o correo electrónico. Una vez que haya hecho el trabajo preliminar de configurarlos ¡todo lo que tiene que hacer es hacer un clic y esperar a sus pacientes!

Adicionalmente, el historial del envío de recordatorios se almacena en la base electrónica del software.

Podría utilizar estos datos valiosos para hacer un análisis administrativo a través del módulo de informes y analítica.

Medesk ofrece informes para rastrear la calidad del servicio prestado y cuenta con una biblioteca de 50 reportes prediseñados que le permiten monitorear las métricas del estado de la clínica en tiempo real.

Conclusión

Las ausencias en las citas médicas representan una pérdida significativa tanto para los pacientes como para los profesionales de la salud.

Sin embargo, esta problemática puede ser abordada de manera efectiva mediante estrategias simples y el uso de herramientas tecnológicas adecuadas.

Al implementar un sistema de recordatorios automáticos como el que ofrece Medesk, podrá:

• Reducir significativamente las ausencias: Los recordatorios oportunos y personalizados garantizan que los pacientes recuerden sus citas.
• Optimizar su agenda: Una mejor gestión de las citas te permitirá atender a más pacientes de manera eficiente.
• Aumentar la satisfacción de sus pacientes: Una comunicación clara y oportuna mejora la experiencia del paciente y fomenta la lealtad.
• Incrementar sus ingresos: Menos ausencias significan más consultas realizadas y, por lo tanto, mayores ingresos para su clínica.

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