¿Debería Cobrarles a sus Pacientes por no Acudir a la Cita?

En el negocio de la atención médica, no presentarse es tan frecuente como simplemente tratar a los pacientes. Decir que "cuando haya citas, habrá cancelaciones" es una forma de normalizar este tipo de incidencias.

No obstante, una cita cancelada del último minuto y las personas que no se presentan no solo suponen un coste de tiempo para sus médicos y demás personal, sino que también pueden significar una pérdida de dinero a largo plazo.

Frecuentemente, los pacientes no reconocen la carga sustancial que imponen a los proveedores de atención médica las cancelaciones tardías o las inasistencias.

Diversos estudios en países desarrollados presentan cifras de absentismo que varían entre el 5 al 25%, datos similares a los arrojados por estudios españoles que oscilan entre el 10 y el 20%.

Al implementar un sistema de pago anticipado para las consultas, puede reducir significativamente las ausencias y mejorar la eficiencia de su clínica. Este artículo explorará los beneficios de los pagos por adelantado, abordará posibles preocupaciones y le proporcionará estrategias prácticas para implementar este sistema con éxito.

¿Cuáles son las consecuencias de austentismo a las citas médicas?

En el sector salud el ausentismo a las citas médicas (o "no shows") puede tener un impacto preocupante, tanto para los pacientes como para los centros médicos.

Seguramente, muchos médicos se han preguntado "¿porque siempre me cancela las citas?". Según diversos estudios, más del 48% de nuevos pacientes no asisten a su primera cita debido a varias razones.

6 Consecuencias de Inasistencia a las Consultas para su Clínica

Además de la sencación de la falta de respeto, el ausentismo puede tener las siguientes consecuencias para su clínca:

• Aumento de las listas de espera.

La falta de asistencia a las citas médicas programadas genera un efecto dominó en la gestión de la clínica. Al dejar vacantes sin ocupar, se amplían los tiempos de espera para otros pacientes que sí desean ser atendidos. Esto puede generar frustración y desánimo en quienes esperan con urgencia una consulta, deteriorando la percepción de la calidad del servicio.

• Pérdidas financieras para la clínica.

Cada vez que un paciente no se presenta a su cita, la clínica pierde en promedio $300 debido a costos operativos y de oportunidad.

Un estudio en laboratorios vasculares revela que una tasa de inasistencia del 12% puede generar pérdidas anuales de hasta $89,107 dólares.

• Dificultad para reprogramar.

Completar cancelaciones de último momento puede ser un desafío, especialmente para servicios o especialistas en demanda.

Además, encontrar un nuevo horario que se ajuste a las agendas de ambos, el paciente y el profesional, puede ser complicado, generando retrasos en la atención y mayor estrés en el sistema.

• Inexactitud de los datos.

La inasistencia a las citas genera vacíos en estos registros, dificultando la toma de decisiones clínicas y la elaboración de estadísticas precisas.

Las ausencias pueden generar datos inexactos sobre el volumen de pacientes y las tendencias de las citas, lo que dificulta la optimización de la programación.

• Franjas de tiempo desperdiciadas.

Una no presentación significa que una franja horaria está desocupada, lo que representa una pérdida directa de ingresos y productividad potenciales.

Además, es una asignación ineficiente de recursos: el personal, el equipo y las salas se asignan para citas que no se materializan, lo que lleva a una utilización ineficiente de los recursos.

• Insatisfacción entre los pacientes.

Una cita programada provoca un acceso mínimo para otros pacientes, lo que puede generar insatisfacción entre los pacientes y los proveedores de atención médica.

Esto puede deteriorar la relación entre los pacientes y la clínica, y generar una percepción negativa de la calidad del servicio.

¿Debería cobrar a sus pacientes una penalización por no acudir a sus citas?

La inasistencia de los pacientes a sus citas programadas en consultas externas representa un problema en las organizaciones sanitarias a nivel global. Por ejemplo Francia quiere optar por aplicar una sanción a todos aquellos que no acudan al médico sin avisar 24 horas antes.

Sin embargo, no todos los países permiten hacer esto.

Veamos que dice el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia:

Según la legislación colombiana, específicamente el Artículo 55 de la Ley 1438 de 2011, ninguna entidad prestadora de salud (EPS), hospital, clínica o entidad gubernamental puede cobrar multas a las personas por no asistir a citas médicas programadas. Esto aplica a citas de medicina general, citas con especialistas (cardiología, dermatología, etc.), citas de medicina alternativa.

Aunque esto no significa que no puede implementar una política de no presentación o, en otras palabras, política de prepagos.

Una política de no presentación incluye un conjunto de reglas y sanciones diseñadas para manejar las citas perdidas y ayudarlo a atraer más pacientes a su consultorio. Es una forma clara de explicarle a sus pacientes que el hecho de que no acudan a sus citas supone un problema real para su clínica.

Establecer una política de cancelación con un tiempo mínimo de anticipación puede ayudar a evitar pérdidas de tiempo y recursos.

¿Necesita una política de prepagos?

No hay una respuesta correcta para todas las clínicas. Es una decisión individual y depende de muchos factores.

¿Cuántos de sus actuales pacientes suelen no acudir a sus citas?

Si tiene muchos pacientes que suelen no acudir a sus citas, podría sacar algo de beneficio animándolos a asistir.

¿Cuál es el porcentaje de citas programadas a las que no suelen acudir sus pacientes?

Si el porcentaje es muy alto, la penalización podría ayudarle a reducir esta tasa de forma drástica.

Es conveniente para el profesional, ya que así puede estar seguro de que se paguen sus horas laborales.

Supongamos que tiene una solución de tecnología que permite sistema de reserva anticipada con pago por adelantado. Este monto, que se abona al momento de reservar, garantiza la disponibilidad de la cita y no está sujeto a reembolso.

Implementar un sistema de prepagos para reservas de citas en línea puede ser una estrategia efectiva para reducir las inasistencias y optimizar la gestión de su clínica. Al solicitar un pago anticipado, los pacientes se sienten más comprometidos con la cita.

6 Estrategias para que sus pacientes dejen de no acudir a una cita

Estas son sólo algunas de las técnicas con las que varios profesionales de la salud han tenido éxito para reducir la tasa de inasistencia. Pruebe algunos de ellos y observe cómo funcionó para usted.

#1. Haga que se registren para asistir.

Si el paciente agenda su cita a través de una aplicación de reserva de citas, incluso si la consulta es gratuita, aumenta la probabilidad de que asistan.

Puede solicitar que el paciente se registra a través de Medesk u otra aplicación de reserva de citas. Hacer que los clientes inviertan solo un poco de tiempo en confirmar su asistencia a la consulta contribuira en el nivel de activación en el proceso de su tratamiento y agregará más responsabilidad.

#2. Cree la sensación de exclusividad.

La clave para crear una sensación de exclusividad es ofrecer una experiencia única y personalizada a cada paciente.

Imagine que tiene una clínica dental. Podría ofrecer a sus pacientes un programa de fidelización que incluya limpiezas dentales gratuitas cada seis meses, descuentos en tratamientos estéticos y acceso a un área VIP en la clínica.

Además, podría organizar talleres de higiene bucal para niños y adultos, y ofrecer productos de cuidado oral exclusivos.

Adicionalmente, cree un ambiente relajante y sofisticado en su clínica, utilizando colores cálidos, música suave y elementos decorativos que transmitan tranquilidad y exclusividad.

#3. Envíe recordatorios de texto.

Olvidarse de la cita es una razón común de faltas a citas. Para que pacientes no gasten su tiempo para escribirlo en su calendario, envíe el recordatorio automático vía su correo, whatsapp o SMS.

Es efectivo, reforzar los recordatorios y las redes sociales para los paicentes más jovenes, ya que son las que pasan más tiempo en su celular.

Por ejemplo, los recordatorios automáticos de Medesk tienen una nueva característica interesante que le permite enviar recordatorios de texto a aquellos en su lista de distribución, si tienes sus números de teléfono.

Aquí está una plantilla recordatorio de citas medicas, donde puede modificar, eleminar o agregar otro texto:

#4. Haga llamadas por teléfono.

Es recomendable priorizar las llamadas telefónicas para pacientes de edad avanzada, utilizando sus canales de comunicación preferidos, ya que es posible que no estén familiarizados con los recordatorios digitales.

Llame a cada uno de ellos de manera individual para confirmar sus citas, mostrando así que se les espera en su centro médico, donde recibirán el cuidado que necesitan. Generalmente, las personas se sienten más comprometidas después de haber hablado con alguien directamente.

Haga que la experiencia sea exclusiva mencionando que tiene una lista de espera y solicitando que no demoren en confirmar, ya que hay otros pacientes con citas agendadas.

De esta manera, se sentirán como VIP, ya que pocos tienen acceso a esta clínica exclusiva a la que ellos han logrado ingresar.

#5. Pida anticipos.

Por desgracia, los pacientes no siempre son conscientes de que su clínica también es un negocio y canlcelar citas en el último momento es tan inadecuado como tener citas sin pagar su peluquero, por ejemplo.

Sin embargo, si su clínica empieza a cobrar una tarifa por no acudir a las citas junto con una política de cancelación de 24 horas, la perspectiva de los pacientes puede cambiar.

Además de que a nadie le gusta pagar por nada, los pacientes aprenderán a valorar el tiempo de los médicos.

Implementar esta política puede reducir las inasistencias en citas recurrentes hasta en un 16%. Los pacientes que asisten regularmente a sus citas en la clínica suelen estar más dispuestos a realizar pagos anticipados.

Aquí están las posibles frases para pedir anticipo:

• Para garantizar la reserva de su cita y la preparación de los materiales necesarios, le pedimos un anticipo.
• Realice su anticipo para asegurar su lugar en nuestra agenda.
• Para garantizar la disponibilidad, requerimos un pago anticipado de [monto], que será aplicado al costo final de su [producto/servicio].
• Para confirmar su reserva, le solicitamos un anticipo del [monto] que se descontará del costo total de [producto/servicio].
• Como parte de nuestra política, solicitamos un anticipo de [monto] para confirmar su pedido/cita/servicio. Esto nos permite asegurar su reserva.

Lo más importante es presentar esta medida y decir las frases de cobranza no como una penalización, sino como parte de las normas de la clínica. Es importante señalar que en América Latina, la práctica de cobrar pagos anticipados aún no es tan común, por lo que puede haber cierta resistencia a esta regla. Por ello, es recomendable ofrecer la opción de pagar durante la reserva o directamente en la clínica.

#6. Permite opción de pago en línea.

¿Puede cobrarle de forma automática a sus pacientes?

Si la respuesta es no, el esfuerzo y los costes asociados de recaudar esta penalización no tiene mucho sentido.

Proporcione un incentivo para que los pacientes se presenten permitiéndoles pagar por adelantado su cita. Cuando los pacientes saben que ya han comprometido el dinero para una cita, su incentivo para presentarse aumenta. Incluso puede ofrecer un descuento a los pacientes que paguen por adelantado su próxima visita.

Medesk como una herramienta para reducir ausencias

¿Cansado de las citas perdidas?

La problemática de las inasistencias a las citas médicas es un desafío que puede superarse. Al implementar estrategias como la reserva de citas en línea con pagos por adelantado, los recordatorios personalizados y la creación de un ambiente exclusivo, los centros médicos pueden mejorar significativamente su eficiencia y la satisfacción de sus pacientes. Es hora de que los centros médicos tomen acción y adopten soluciones innovadoras.

Medesk le ofrece la solución tecnológica que necesita para transformar la gestión de su clínica y reducir significativamente las inasistencias de sus pacientes.

El software médico le ayudará a reducir las pérdidas económicas causadas por las citas perdidas y optimizar la utilización de sus recursos.

Medesk es un software médico integral que le permite:

• Reserva de citas en línea.

Ofrezca a sus pacientes la posibilidad de agendar sus citas de forma rápida y sencilla, desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

• Pagos por adelantado.

Implemente un sistema de prepagos que garantiza la asistencia de sus pacientes y optimice su flujo de caja. Al solicitar un pequeño depósito al momento de reservar, los pacientes se sienten más comprometidos con la cita.

• Recordatorios automáticos.

Envíe recordatorios personalizados a sus pacientes a través de diferentes canales (SMS, email, WhatsApp), asegurando que no olviden su cita.

• Calendario digital.

Visualice de forma clara y organizada la agenda de su clínica, optimizando la gestión de sus recursos.

• Historia clínica electrónica.

Centraliza toda la información de sus pacientes en un solo lugar, facilitando el acceso y la actualización de sus datos.

¿Por qué elegir Medesk?

1. Intuitivo y fácil de usar.

Nuestra interfaz es sencilla e intuitiva, lo que te permitirá adaptarte rápidamente a la herramienta.

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Adapta Medesk a las necesidades específicas de tu clínica y a tu flujo de trabajo.

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Contamos con un equipo de soporte técnico especializado para ayudarte en todo momento.

Con Medesk, podrá reducir las inasistencias, mejorar la eficiencia de su equipo y ofrecer una atención de mayor calidad a sus pacientes.

No espere más para tomar acción y transformar su clínica.