Control financiero automático para su clínica de salud mental

El control del presupuesto actúa como mapa de ruta mostrándole objetivamente todos los procesos, los cuales se basan en las decisiones que usted tome.

Cada vez más especialistas responsables del aspecto financiero en centros de salud están buscando nuevas formas de rastrear y controlar el flujo de ingresos.

El área de responsabilidad del gestor de una clínica psicológica en el aspecto financiero incluye:

• Pago de nóminas
• Creación de esquemas de bonificación
• Inversión de dinero en Marketing y publicidad
• Medicamentos
• Suministros médicos
• Formación profesional
• Pago de impuestos
• Mantenimiento de las instalaciones

Hoy en día ya no es suficiente manejar bien los números ya que el mercado de servicios de salud se está transformando con gran velocidad. Hay que ser rápidos en la búsqueda de nuevas formas de manejo.

Según la estadística , más del 60% de las clínicas psicológicas en México, Colombia y Chile ya utilizan softwares médicos de gestión de clínica ya que esto ayuda no solo a ahorrar su tiempo o evitar cálculos monótonos, sino también ayuda a obtener una imagen más completa y entender qué situaciones impiden llevar su clínica a otro nivel de facturación.

El gestor de la clínica tiene que estar pendiente de muchos procesos y sobre todo prestar atención al flujo de ingresos ya que es el área que requiere constante modificación en la toma de decisiones por parte del equipo.

Sabemos que a lo largo del camino pueden aparecer ciertos problemas económicos que pueden afectar a su negocio médico. Con lo que los profesionales de la salud en el campo de la psicología están interesados en una nueva solución de problema y aumentar sus beneficios.

¡Por eso hemos decidido escribir este artículo!

En este artículo cubriremos lo siguiente:

• ¿Qué es el control financiero automático?
• ¿Por qué debe invertir dinero en el control financiero automático?
• ¿Por qué es beneficioso para una clínica psicológica?
• ¿Cómo le puede ayudar un software médico para su control financiero?
• Preguntas más frecuentes
  
  

¿Qué es el control financiero automático para su clínica psicológica?

La automatización financiera es la utilización de software u otra tecnología para automatizar tareas financieras y manejar la gran base de datos que históricamente se han realizado manualmente.

Esto incluye tareas como:

• Conciliación financiera
• Registros de gastos e ingresos
• Preparación de reportes financieros
• Evaluación de presupuestos

Evite errores. La gran ventaja de tener un software financiero adecuado es que permite evitar que ocurran errores al inicio. Este tipo de control, o "filtro", se activa al principio de las actividades. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas de contabilidad no aceptarán entradas de diario con un número desequilibrado de débitos y créditos.

Otro ejemplo: los sistemas de cuentas por pagar requieren la aprobación de un gerente para configurar un nuevo proveedor antes del primer pago del proveedor.

Ahorre su tiempo. Un día típico de un gerente financiero implica una gran cantidad de entrada manual de datos, procesamiento de facturas, reembolsos, conciliación de cuentas por pagar y por cobrar y pagos de cumplimiento. La automatización de tareas tan tediosas ayuda a ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y la calidad de vida en general. La automatización en finanzas y contabilidad conduce a procesos financieros más rápidos, lo que permite que todo el equipo dedique su tiempo a las cosas importantes como es ayudar a sus pacientes a mejorar su estado de salud mental.

Los gestores que automatizan los procesos en su centro psicológico, tienen una ventaja ante sus competidores porque ellos tienen la posibilidad de observar la situación financiera con todos los puntos débiles y fuertes. Es lo que les permite crear y planificar estrategias a largo plazo a través de la información disponible en formato digital.

¿Por qué debe invertir dinero en control financiero automático?

"Tener los números, informes y resultados en un lugar es como tener un mapa delante de usted."

¿Por qué?

Ya no es suficiente ser humano. Cada dueño de una clínica privada necesita el apoyo digital puesto que ya no estamos en el siglo XIX.

Vivimos en el siglo de alta tecnología y debemos utilizar las herramientas que disponemos al máximo.

Al automatizar el control financiero podrá ver la dinámica y crear estrategias según la situación actual en su clínica.

El control automático facilita el proceso de evaluar y planear los gastos e ingresos, teniendo respuestas claras a las preguntas como:

¿Qué ingresos queremos tener este año?

¿Cómo aumentar nuestro presupuesto un 20-30% porciento este año?, etc.

Con la información obtenida gracias a reportes digitales, tendrá respuestas más precisas.

Este conocimiento le puede servir para la toma de decisiones importantes y ayudarle a evitar trastornos de ansiedad por dinero perdido.

Por ejemplo, puede rastrear qué tipo de servicio es más requerido en su clínica (por ejemplo, neuropsicología, psicología clínica, dsm, etc.) e invertir más dinero en Marketing para anunciarlo. En cambio, si la publicidad de sus servicios no funciona bien, puede repensar su estrategia e invertir el presupuesto en algo más beneficioso, por ejemplo, en el servicio de telemedicina o recordatorios automáticos. Pero para poder rastrearlo, la información tiene que ser detallada y completa.

¿Por qué es beneficioso para una clínica psicológica?

Las clínicas privadas que se han adaptado y han incorporado softwares de gestión médica han aumentado la facturación de su clínica entre un 20% hasta un 70%, incrementando su cartera de pacientes.

Es lo que opinan muchos doctores:

"Es un gran sistema personalizable que me ahorrará tiempo, mantendrá un profesionalismo absoluto y simplificará la administración de mi negocio."

Hemos destacado los siguientes beneficios:

#1. Informes precisos en tiempo real

Los dueños de consultorios psicológicos toman decisiones comerciales críticas todos los días, por lo que necesitan datos financieros precisos y oportunos para sentirse seguros en sus elecciones. El control automático está destinado a ayudarle a mantener los informes financieros transparentes y fiables.

Una herramienta de automatización financiera genera informes comerciales que contienen información comercial crítica. Con estos informes, las empresas estudian su índice de rentabilidad actual, el punto de equilibrio de venta, las ganancias por acción , los gastos por intereses y realizan los cambios deseables.

Informes dinámicos. El software de automatización ha permitido la creación de informes dinámicos haciendo que cada departamento pueda utilizarlo para obtener datos relevantes, brindando información en tiempo real y aliviando a los profesionales financieros de la carga de responder a estas solicitudes.

#2. Análisis valioso y planificación en un clic (FP&A)

Los informes de gestión, pronóstico y presupuesto ayudan a una organización a tomar decisiones comerciales acertadas. El software automatiza estas actividades manuales, lo que permite a los equipos de finanzas liberar una gran parte de su tiempo y cambiar su enfoque hacia un trabajo de mayor valor agregado.

#3. Reducción de gastos

Invertir dinero en la gestión remota resulta ser una de las razones del aumento de su presupuesto. Gracias a esta poderosa herramienta usted verá los puntos débiles y fuertes de su negocio.

Según la experiencia de muchos emprendedores las 2 áreas más caras son:

• Pagar sueldos a su personal
• Adquirir equipos y suministros médicos

Teniendo información clara, podrá decidir en que puede reducir o ahorrar gastos. Por ejemplo, muchas clínicas de psicología están invirtiendo su presupuesto en el desarrollo de telemedicina, lo que resulta ser menos costoso porque se puede atender a pacientes de cualquier lugar. Además, cada vez más pacientes requieren la prestación de servicios en línea. Si usted ve que la mayoría de ingresos en su centro viene de video consultas, puede convertir su empresa en un negocio completamente remoto.

#4. Protección de recursos

¡Más control sobre el efectivo e inventario significa menos oportunidad de pérdida!

Los controles son como las cámaras de seguridad, los inicios de sesión del sistema y las conciliaciones periódicas pueden proteger los recursos.

Los ACFE (Los examinadores de fraude certificados) estiman que hasta el 5% de los ingresos se "pierden" cada año debido a un fraude no detectado, más comúnmente a la apropiación indebida de activos.

#5. Eliminar errores manuales

Como dijimos antes, incluso los contadores experimentados pueden cometer errores humanos básicos. Estos errores en la contabilidad pueden tener serias repercusiones. La automatización elimina este riesgo para los profesionales de las finanzas. Se puede eliminar la entrada manual de datos, ya que el software de automatización hace todo, desde escanear facturas hasta la conciliación automáticamente.

¡Lo bueno es que muchos proveedores están dispuestos a ofrecerles una prueba gratuita!

¿Qué herramientas debe incluir un software médico para su control financiero?

- No entiendo por qué necesito un software especial si puedo calcular todo en Excel.

Es algo que hemos escuchado de los médicos que no son capaces de comprender el valor de la digitalización de sus centros.

En los países en los que los softwares médicos ya son algo habitual en el día a día de la transición o adaptación no ha supuesto ningún problema.

Pero si hablamos de nuestro país, los softwares no son tecnologías que estén realmente difundidas dentro del sistema sanitario, por esta misma razón muchos negocios médicos no siempre pueden entender la raíz del problema por no saber interpretar la información obtenida.

La oportunidad de analizar los procesos objetivamente es muy importante porque le puede ayudar a visualizar toda la información de su clínica en formato digital. Es necesario para pronosticar el crecimiento de un negocio. Un programa de psicología con la función de informes automáticos va arrojar un poco de luz a lo siguiente:

• Informes de ventas. ¿Qué servicios son los más populares en su clínica de psicología?

Al entender qué servicios y médicos son los más populares podrá tomar decisiones basadas en datos para reducir costos y optimizar su plan de marketing médico. Descubra sus vías de obtención de pacientes más efectivos y actúe en consecuencia. Este tipo de informes le ayudarán a comprender qué servicios son más lucrativos, qué médicos generan más ingresos y recortar gastos innecesarios.

• Nómina y carga de trabajo. ¡Pagar dinero al personal es la parte más tediosa!

Pero es posible calcular comisiones, entender sus períodos de mayor actividad, etc. en un solo clic. El objetivo del control automatizado es ayudar a los administradores con los cálculos de nóminas y las bonificaciones de cada uno de los integrantes de su equipo. Ya no hace falta utilizar las tablas de Excel para hacer los cálculos y generar bonificaciones manualmente. Puede seleccionar la forma de generar sueldos y bonificaciones a través de configuraciones : por número de atenciones, por servicios, por tipo de servicios, por insumos, etc.

• Pagos. Puede realizar control exhaustivo del rendimiento y eficacia de su negocio médico y automatizar el flujo de ingresos. Por ejemplo, la integración con las plataformas de pago en línea ePayco le permite configurar los prepagos para los servicios que se muestran en el módulo de reservas en línea.

Se puede solicitar a los pacientes que reserven en línea que paguen un depósito mínimo o el monto total por adelantado antes de que su cita se marque como confirmada.

Lo bueno de todo es que usted mismo puede manejar las operaciones financieras sin contratar a un especialista. Usted mismo entenderá todos los reportes y será capaz de pronosticar el futuro de la clínica con más seguridad.

Medesk cuenta con más de 40 reportes. Informes automáticos permiten realizar el control de ingresos y hacer un seguimiento del rendimiento de su clínica en tiempo real (aparte de eso hay varias plantillas de la historia clínica).

Aquí puede descubrir más.

Para finalizar

El control financiero es algo fundamental para un centro psicológico exitoso porque afecta a varios aspectos, desde la gestión del flujo de caja y el seguimiento del rendimiento comercial hasta el desarrollo de planes que garanticen que las partes interesadas puedan aprovechar al máximo las oportunidades de mercado disponibles.

Desde nuestro punto de vista, la falta de control financiero puede resultar en un desastre no solo para el bienestar financiero de su clínica sino también para su bienestar y estado de ánimo. Brindar un servicio de calidad es la responsabilidad social de los profesionales de la salud mental, por eso cada detalle es muy importante.

Usted puede rastrear el proceso y reaccionar de la manera más efectiva.

Queremos que su negocio permanezca. Por eso siempre estamos disponibles para responder a cualquier duda que tenga sobre el tema.