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Reseña a Biofile: software médico para IPS en Sudamérica

En una de las llamadas nuestro cliente potencial nos dijo:

Me siento abrumado por la variedad de opciones de software de sector salud disponibles para mi negocio. Cada programa promete ser la solución ideal. Es lo que me deja en un estado de indecisión. Si hubiera una persona que lo hiciera por mí, me ahorraría tiempo.

Seguro que no podemos tomar una decisión por usted, pero sí le podemos proporcionar pistas.

¿Cómo un software médico se diferencia del otro?

La respuesta es la calidad.

Nuestro equipo de expertos está explorando los puntos débiles y fuertes de varios software médicos que se utilizan en América Latina. Puede leer las reseñas a otros programas aquí.

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Esta semana le proporcionamos nuestra opinión profesional sobre la calidad del software Biofile.

Introducción y Descripción general

Primero, analizamos las opiniones de los clientes que han usado el software en su negocio médico. Comenzamos nuestra investigación con reseñas y rating en Google y la información general sobre la compañía en sus páginas profesionales en las redes sociales.

La empresa Biofile fue creada en Sudamérica. Hoy en día, su sede se ubica en el municipio de Bucaramanga, capital de Santander. Actualmente, tiene 1,500 usuarios en más de 200 ciudades de Colombia y algunos países de la región.

La empresa ofrece los módulos estándares:

  • Agenda médica.
  • Facturación electrónica.
  • Telemedicina.
  • Historia clínica.
  • Soporte 24/7.

Y se ajusta para más de 20 especialidades médicas.

Los desarrolladores del software han trabajado por 8 años para crear Biofile, y ya hace 4 años que venden su producto en el mercado.

Los usuarios de Biofile lo evalúan a 4.4 de 5, lo cual no está mal. Sin embargo, hay tanto testimonios negativos, como positivos.

Biofile pros: Análisis

En esta sección destacamos los puntos fuertes del programa, que hacen conveniente la experiencia del usuario.

#1. Creación de propuesta personalizada

Tan pronto como abra la web de Biofile, puede crear su plan personalizado, utilizando el cotizador en línea.

A diferencia de otros softwares puede elegir el módulo o servicio que más le conviene y generar la propuesta. También, el programa factura de acuerdo con el número de atenciones. Para acceder al software de Biofile, el profesional de la salud tiene que calcular la cantidad promedio de citas que tiene mensualmente. El número mínimo de atenciones es 150, lo cual le costaría $24.

Gracias a la posibilidad de "construir" su propia propuesta, podrá estar en control de sus gastos y actualizar su paquete de servicios en la web en cualquier momento.

#2. Programación de citas

Recientemente, un blog de marketing y finanzas publicó resultados de una encuesta que muestra que la función de reservar citas online puede aumentar su base de clientes hasta un 23%. También esta opción aumenta la calidad de servicios y hace el proceso de atención médica más accesible.

Es la razón por la que Biofile merece un "+" por implementar la reserva online en su plataforma.

La posibilidad de programar citas, permite a los pacientes inscribirse a la consulta a través de la web de la clínica o la página en la red social.

Los clientes potenciales ahorran su tiempo y el tiempo del personal cuando se registran para una consulta en línea. Para elegir el día y el médico que necesiten, nada más tienen que abrir el enlace, encontrar horas disponibles y poner sus datos en el hueco.

Además, el módulo de agendamiento de citas está conectado con la programación de citas médicas. Cuando el paciente reserva la cita, el doctor recibe una notificación de que tiene una nueva cita pendiente y ve cambios instantáneos en su calendario. El paciente, a su vez, recibirá un SMS automático en WhatsApp.

Con un registro en línea, la clínica simplifica el camino del paciente desde Internet y obtiene una herramienta para regular su horario y la carga de trabajo de los médicos

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#3. Aplicación móvil

Los desarrolladores del programa adaptaron la interfaz para los dispositivos móviles y sistemas operativos iOS y Android, y eso es, sin duda, un plus.

Tanto los pacientes como los médicos pueden acceder a la app y usarla para sus metas. Por ejemplo, con Biofile el paciente puede rastrear el proceso del tratamiento. En su perfil podrá ver los resultados de análisis, imágenes médicas y otra información valiosa sobre su estado de salud. Además, puede activar las notificaciones que recuerdan sobre las citas pendientes o crear recordatorios para tomar medicamentos.

Con relación a los doctores, podrán visualizar su horario y ver los cambios en tiempo real, pedir la firma electrónica, enviar los documentos a sus pacientes y modificar su horario en caso de circunstancias impredecibles.

#4. Usuarios ilimitados

En la mayoría de los casos, los proveedores de plataformas médicas cambian las tarifas dependiendo de la cantidad de usuarios que las usan. Incluso, hay empresas que piden un costo adicional por cada médico, lo cual resulta ser costoso.

Biofile no requiere estos costos adicionales. Es beneficioso para los centros médicos de multi especialidad donde hay más de 10 especialidades. Los dueños de la clínica no tienen que correr gastos innecesarios si contratan nuevo personal, y crear cantidades ilimitadas de agendas médicas.

Biofile Contras: Análisis

A continuación, encontrará las funciones que menos nos impresionaron y no nos parecieron bien pensadas para los profesionales que prestan servicios de salud.

#1. Mala asistencia al cliente

Varios usuarios del software médico definen la atención al cliente en la etapa de posventas como "deplorable".

La principal razón de tanta insatisfacción es porque es difícil alcanzar al personal del centro de ayuda y otros coordinadores del programa. Los clientes se sienten abandonados porque no reciben respuestas a sus inquietudes y sus problemas se quedan no resueltos.

Es verdad que cada software médico presenta fallas insignificativas, lo cual se percibe como normal por parte de clientes. El aspecto más frustrante en esta situación es que el equipo de soporte no proporciona asistencia de buena calidad.

Al momento de hacer el estudio para este artículo nos contactamos con Biofile para solicitar información sobre los costos de sus servicios. Recibimos respuesta del centro de ayuda 10 días después. Esto tal vez sea un departamento distinto al de soporte técnico, pero nos preocupó lo mucho que tardaron en responder.

Varios profesionales de salud han dejado de usar el programa porque la empresa Biofile no cumplió sus promesas.

#2. Interfaz complicada

Tras estudiar un poco la interfaz e intentar realizar algunos procedimientos básicos, como agendar una consulta, vemos que la interfaz es poco intuitiva. Incluso pudimos encontrar que varios usuarios pasan por el problema de no poder encontrar pacientes en la base de datos para asignarles consultas.

Consultando algunos tutoriales pudimos aprender a cargar los datos correctamente. Pero a pesar de no ser un procedimiento muy difícil ni largo, es imposible deducirlo intuitivamente. Esto en sí no representa un problema muy grande, pero hay que tener en cuenta que estamos hablando de una de las herramientas más básicas y más utilizadas en un centro de salud.

Es difícil aprender a manejar la interfaz sin tutoriales y soporte constante. Las personas que no son expertas en tecnología tendrán que invertir mucho tiempo y esfuerzos para usar efectivamente todas las funciones.

Adicionalmente, las pestañas se cargan lentamente y se congelan, lo cual empeora la experiencia del usuario.

#3. La CIE-10 no está incluida en la historia clínica

No todas las funcionalidades que optimizan el proceso de la toma de notas están en el software. No se puede usar la enciclopedia electrónica de enfermedades que se llama la CIE-10 en la historia clínica. Los proveedores ofrecen descargarla como un servicio adicional, ya que no está integrada al sistema.

La CIE-10 ahorra el tiempo de los médicos cuando tienen que escribir la diagnosis en el historial, puesto que el sistema ofrece elegir la enfermedad necesaria de la lista. No es una desventaja crucial, pero sí hace el proceso de completar el documento más largo. Cada vez que el médico tiene una nueva consulta tiene que escribir esta información de forma manual.

#4. Baja cobertura geográfica

Biofile es un software colombiano que presta sus servicios por todo el país, de la capital Bogotá hasta el municipio Puerto Guzmán.

En una de sus entrevistas mencionaron que planifican expandirse hacia México. Sin embargo, no hay información sobre la expansión de sus servicios en otros países latinoamericanos. Esto significa que el programa todavía no ha solucionado las cuestiones de normativas y políticas de privacidad en otros estados.

Además, para poder ofrecer sus servicios, los coordinadores de Biolife Colombia tendrían que adaptar los sistemas de pagos, la información de monedas en el sistema y otros aspectos del software para cumplir con los estándares.

No podemos asegurarnos de si cumple su misión exitosamente en otras partes de la región y debido a esta incertidumbre lo ponemos como una desventaja en nuestra lista.

#5. Alto costo sin prueba gratuita

Aunque hay un cotizador en línea para crear una propuesta personalizada para su clínica, el costo es más alto de lo promedio en el mercado.

Para poder usar el software Biofile es obligatorio hacer 2 tipos de inversiones. Primero, tiene que hacer una inversión única para la implementación del programa.

Supongamos, que tiene que implementar el software a una empresa de salud de 8 profesionales médicos. En este caso, el costo del plan será aproximadamente $2000-2100 antes de IVA. Segundo, hay que pagar por el mantenimiento y el soporte técnico de la plataforma mensualmente. El valor mensual depende de la cantidad de citas médicas que se realiza en su clínica. El número de atenciones mínimo para pagar son 150 por un mes, lo cual le costaría $24, como mencionamos antes. Si sumamos el precio por la implementación y el costo del mantenimiento anual, resulta que tendrá que gastar cerca de $2388 en el primer año de usar el software.

Además, la plataforma Biofile no tiene un periodo gratuito para los usuarios y tampoco hay descripciones detalladas sobre el funcionamiento en su blog.

Como no tiene oportunidad de evaluar el producto antes de comprar, el riesgo de equivocarse y perder su tiempo es más alto. No puede intentar usar biolife software antes de comprar la membresía, no tiene ninguna chance de asegurarse que el sistema funcione bien en su computadora y no haya congelos cuando, por ejemplo, el recepcionista tiene que enviar la información sobre el paciente al médico.

Si descubre que no se cargan los datos personales del paciente o que el perfil del profesional se congela frecuentemente, esto resultará en una mala experiencia para el cliente y malas reseñas para su clínica. Seguramente, eso no es lo que querría.

En el próximo apartado mencionaremos los programas que incluyen una prueba gratuita.

Alternativas a Biofile

Es mejor buscar otras alternativas al producto que le interese para comparar los pros y contras de forma objetiva. Un análisis detallado ayudará a elegir la solución más adecuada para su clínica, consultorio médico o IPS.

Antes de tomar la decisión final y comprometerse con el software para el sector salud Biofile le recomendamos prestar su atención a estos programas.

  • Agenda pro.

El software AgendaPro tiene calificación de 4.8. de 5.0 y las reseñas, en general, son positivas. La empresa ofrece sus servicios para los profesionales de la salud en América Latina para varias especialidades. Además de los módulos esenciales como agenda e historial médico, tienen herramientas de marketing, lo cual puede ser útil para analizar la efectividad de sus campañas. El software ofrece una prueba gratuita.

  • Medesk.

Otra buena alternativa a Biofile es Medesk. El software tiene calificación 4.6. de 5.0 y ha estado prestando sus servicios por más de 15 años en el mercado. La mayoría de los clientes de la región son de Colombia, México y Perú, y todos los clientes están satisfechos con la calidad del servicio brindado, sobre todo, con la atención al cliente y la facilidad de uso.

Medesk tiene un sistema de módulos que incluye tanto las herramientas para la optimización del trabajo del personal como para la gestión financiera y seguimiento de campañas de marketing. La plataforma ofrece una versión gratuita y una prueba gratis de 14 días.

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