Diario para Gerentes de Clínicas
Potencia tu clínica

Como escoger el mejor software médico para su clínica – Guía completa

Michael May
11 de diciembre de 2019

Cuando buscas un sistema de gestión clínica, es muy fácil dejarse llevar por todas las ofertas tentadoras, pero elegir el sistema más adecuado es igual de complicado que aprender medicina. Es vital que estudies los aspectos más fundamentales y que te asegures de que entiendes las funciones más básicas antes de seguir adelante.

Guide to practice management software

No importa lo grande o pequeña que sea tu clínica. Lo que importante es encontrar el software de gestión clínica que más se adapte a tus necesidades. A continuación, te explicamos las funciones que deberías buscar:

  1. Comprueba que cuentas con las funciones más importantes para la clínica
  2. Asegúrate de que sea fácil de usar para ti, pero también para tus compañeros
  3. Combina tu flujo de trabajo con las funciones del sistema
  4. Cerciórate de que la atención al cliente es gratis y accesible
  5. Averigua cómo transferir todos los datos al nuevo sistema
  6. Confirma que puedes añadir todos los registros de tus pacientes
  7. Infórmate sobre la integración con las clínicas de tus compañeros
  8. Estate seguro de que puedes preguntar dudas en cualquier momento
  9. Revisa que el sistema que has elegido es bastante seguro para gestionar los datos confidenciales

Dónde encontrar softwares de gestión clínica

Existen muchas formas para ayudarte a descubrir cuál es el software clínico más adecuado para ti. Puedes encontrar mucha información en línea, si sabes cómo y dónde buscar. Los gestores clínicos normalmente usan diferentes herramientas de software. Intenta seguir los siguientes métodos para encontrar el que mejor se adapta a tus necesidades:

¿Cómo se si un software de gestión se adaptará bien a mi clínica?

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Para saber si un sistema en particular se adaptará bien a tu clínica es una buena idea saber si el desarrollador del software ofrece sesiones de asesoramiento con especialistas. Incluso es mucho mejor si puedes hablar con asesores que tengan experiencia tanto con gestión de atención sanitaria como en gestión clínica, para que el sistema que elijas se adapte perfectamente a tus necesidades.

Durante la sesión de asesoría, asegúrate que el sistema que has elegido:

  1. Te ayude a resolver los mayores problemas de la gestión clínica
  2. Te avise de los datos que tienes que preparar para la migración y en qué formato
  3. Te enseñe cómo optimizar tu flujo de trabajo a la era digital
  4. Demuestre los beneficios a la hora de automatizar las historias clínicas
  5. Te muestre las funciones más solicitas para este año y el que viene

Leer: Las 10 funciones más importantes que necesitarás en 2020

¿Qué errores suelen cometer los gestores clínicos cuando eligen un software?

En base a nuestra experiencia, incluso cuando los gestores clínicos y otros responsables en la toma de decisiones se preocupan de los retos a los que se enfrentan en el trabajo, puede ser difícil entender cuál es la mejor solución para un problema específico. Esto es así hasta el punto en el que cometemos los mismos errores una y otra vez. Por tanto, asegúrate de que no eliges el software incorrecto creyendo que tomas la decisión adecuada.

Descubre cómo evitar los 5 errores más comunes que cometen los gestores clínicos cuando eligen un software medico

¿En qué aspecto deberías enfocarte cuando elijas un software de gestión clínica?

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Cuando elijas un PMS, habrá diferentes aspectos implicados en la toma de decisiones. Aunque es vital que tengas en cuenta cómo el sistema que elijas te ayudará a alquilar servicios y proporcionar una atención sanitaria de gran calidad, existen otros aspectos importantes en los que deberías centrarte:

  1. Selecciona y perfecciona tus canales para adquirir pacientes

    • Descubre cuánto te cuesta cada canal por cada paciente adquirido
    • Calcula si tus canales son rentables

Lee: El papel del software de gestión clínica en la retención de pacientes

  1. Toma decisiones que sean efectivas en relación al coste
    • Aprende cómo saber si un canal te cuesta más del beneficio que te ofrece
    • Descubre cómo los diferentes subgrupos de pacientes reaccionan ante los enfoques del marketing

Lee: Cómo promocionar tu clínica con el software medico

  1. Proporciona un gran experiencia al paciente

    • Muéstrales a los pacientes lo que recibirán antes de ir a tu clínica
    • Proporciona opciones de reservas en línea fáciles de usar
  2. Mejora la retención de los pacientes y aumenta tu clínica

    Lee: Cómo atraer a más pacientes a su clínica

  3. Almacena tus datos confidenciales de forma segura

    • Guarda todo tu trabajo de forma segura en una plataforma encriptada
    • Confía en el almacenamiento en la nube y olvídate de perder documentos

Cómo preparar tu clínica para usar un software de gestión clínica

Ya estés realizando el cambio desde otro sistema o sea la primera vez que utilizas un gestor clínico, el enfoque que apliques marcará una gran diferencia. En última instancia, se trata de involucrar a tus compañeros, en la medida de lo posible, para implementar el software en sus tareas dentro de la clínica. Después de todo, los recepcionistas son más conscientes de las funciones de programación que ayudarían en el flujo de trabajo diario. Por otro lado, un gestor clínico sabrá mucho mejor qué tipo de funciones automatizadas para la toma de notas sería la mejor.

Lee: Un análisis sobre el proceso de integración a Medesk

Ofrécete la mejor oportunidad de adaptar el software de gestión clínica a tus necesidades con los siguientes pasos:

  1. Intenta entender tu flujo de trabajo actual
  2. Debate sobre cómo tu flujo de trabajo puede adaptarse y mejorar gracias a la digitalización
  3. Implícate con tus compañeros en el proceso de toma de decisiones
  4. Comprueba que puedes generar documentos específicos para tu clínica, por ejemplo, recetas personalizadas

Lee: Cómo realizar la transferencia de datos sin perder información

Cómo entrenar a los miembros del personal para que usen un software para clinicas

Las herramientas que usemos serán buenas en función de cómo las utilicemos. Esto también es aplicable para el software de gestión clínica. Para asegurarte de que la clínica saca el mayor provecho de un software medico, tendrás que entrenar a tus compañeros para que adapten el flujo de trabajo a la era digital. Afortunadamente, es bastante sencillo si utilizas las opciones de formación (mediante la opción de compartir pantalla) que proporcionan los desarrolladores del software.

Lee: La mejor manera para formar a los recepcionistas

¿Qué pasa si quiero cambiar a un nuevo gestor de software clínico?

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El cambio de un sistema de gestión clínica a otro puede ser estresante y ocasionar problemas si no usas los métodos adecuados. Las plataformas ofrecen diferentes funciones, algunas de las cuales es posible que no tengan una opción analógica para tu nuevo sistema. Sigue el enfoque sistemático para la formación de la plantilla y la adaptación del flujo de trabajo para que no tengas que preocuparte por tu nueva plataforma.

Asegúrate de que la transición a tu nuevo software medico funciona bien:

  1. Compara las funciones que ofrecía tu software medico antigua con las que ofrece tu nueva plataforma
  2. Analiza el flujo de trabajo actual y mejóralo
  3. Pide toda la ayuda que necesites al gestor del nuevo software medico

¿Cómo mejorar y no arruinar las relaciones con los pacientes mediante el software clínico?

Los pacientes notan rápidamente si la clínica adopta un nuevo software medico. Por tanto, este cambio puede abrirte un mundo lleno de posibilidades para mejorar y no arruinar la relación con ellos.

Usa el software medico para mejorar la relación con los pacientes:

  1. Permite opciones de reserva en línea fáciles de usar con servicios y médicos
  2. Enlaza los servicios que las seleccionado a cada grupo de pacientes para conocer las expectativas de cada uno
  3. Envía confirmaciones de citas automatizadas por SMS/correo electrónico
  4. Ofrece recordatorios frecuentes para que los pacientes no se lo olviden de las citas
  5. Agiliza la toma de notas para mejorar la relación paciente-médico

Lee: Cómo conseguir que un programa para fidelizar clientes funcione en tu clínica

¿Qué debería hacer si solo soy médico?

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Mantener una clínica privada con un solo médico es una tarea llena de retos que solo puede gestionarse con las herramientas adecuadas. Por ejemplo, deberías poder trabajar en diferentes lugares y diferentes días de la semana. Seguro que no quieres mandar al paciente al lugar equivocado. Necesitas una herramienta que pueda evitar este tipo de situaciones.

Además, tendrás que encargarte de múltiples roles, además de ser médico. Necesitarás tener acceso a un sistema de gestión clínica que te ayude a minimizar las distracciones y que proporcionen una adecuada experiencia al paciente, desde la reserva de la cita, hasta el servicio que le proporcionas o la próxima visita.

Los médicos se pueden beneficiar de las siguientes funciones del software medico:

  1. Reserva en línea fácil de usar y enlazada a la programación por servicio y localización
  2. Informes de marketing para promocionar la clínica de forma rentable en relación coste-eficacia
  3. Generación de documentos automatizados para reducir la necesidad de ayudar al personal

Conclusión

Elegir un sistema de gestión clínica es un proceso que requiere varias fases y que puede simplificarse mediante el enfoque adecuado. Los artículos enlazados a esta página te ofrecerán todo lo que necesitas, siempre que el software medico sea adecuado para la clínica.

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