En el ámbito de la salud, los profesionales sanitarios no pueden permitirse poner en riesgo la confianza de sus pacientes ni ofrecer servicios de baja calidad. Los dueños de negocios médicos modernos saben lo valioso que es tener un sistema electrónico para organizar todas las tareas administrativas. Un software de gestión IPS moderno actúa como un verdadero sistema de información hospitalaria (HIS) o software ERP salud, integrando procesos clínicos, administrativos y regulatorios en una sola plataforma.
Aprenda a simplificar el flujo de trabajo médico y consiga tiempo adicional para sus pacientes usando Medesk.
Abrir descripción detallada >>Hoy le presentaremos la historia de cooperación entre el software médico Medesk y la IPS Unidad Biomédica.
¿En qué se especializa la IPS Unidad Biomédica?
Es una IPS que presta servicios de medicina holística y usa métodos integrales para mejorar la condición física, mental, emocional y espiritual de sus pacientes. Es una de las pocas organizaciones que brindan este tipo de servicios en Bogotá, Colombia. Su misión es mejorar el estado de salud a través de terapias alternativas de curación.
La institución se encuentra calificada para prestar los siguientes servicios:
- Consulta y tratamiento médico con enfoque integrativo.
- Oxigenoterapia y Ozonoterapia.
- Medicina China tradicional.
- Medicina Ortomolecular.
- Regulación de campos electromagnéticos.
- Estética Funcional.
Entre otros.
La institución combina diversas disciplinas de medicina convencional y tradicional con el fin de tratar los síntomas, identificar las causas de enfermedades y corregir los patrones de comportamiento que tienen un impacto negativo en la salud.
¿Cuál era el Objetivo de la Implementación de Medesk?
El software Medesk ha ayudado a gestionar las tareas del negocio durante los últimos 16 meses, y ha funcionado como una herramienta efectiva para optimizar el flujo de trabajo de los doctores.
Con nuestro software, se buscaba abordar los siguientes problemas:
- Hacer accesible la reserva de citas
Era necesario aumentar la accesibilidad a la programación de citas para ofrecer a sus clientes potenciales reservar consultas médicas en línea.
Es beneficioso tanto para alcanzar a más pacientes en Internet como para darles la posibilidad de tomar una decisión de inscribirse a la cita por su cuenta y elegir a cualquiera de sus profesionales.
- Mejorar la comunicación con los pacientes
El envío de mensajes automáticos no solamente reduce el riesgo de que el paciente se olvide de la consulta, sino que también permite mantenerse en contacto entre las consultas.
El equipo de Unidad Biomédica tenía la meta de mejorar la calidad de interacción y evitar el riesgo de ausencias por olvidar el día y la hora de la cita. Además, esta funcionalidad liberó a los recepcionistas de la carga adicional de llamar a los pacientes para recordar sobre las citas.
Medesk le ayuda a automatizar la agenda y los registros médicos, lo cual le permite brindar el trato personalizado y prestar la máxima atención a cada paciente.
Saber más >>- Optimizar la comunicación profesional entre el personal
Antes de implementar Medesk, no había una plataforma de mensajería que permitiera una comunicación rápida entre recepcionistas, doctores, gerentes y médicos en laboratorios.
El personal necesitaba un espacio digital para poder asignar tareas de manera rápida de un profesional a otro.
- Automatizar la toma de notas durante la consulta
No era cómodo tomar notas de consulta en plataformas no ajustadas para el sector médico como Google Docs o Excel.
Los registros médicos digitales tienen funciones de autocompletar datos, personalizar preguntas, adjuntar imágenes médicas y agregar información fiscal para cada paciente.
Es la razón por la que los dueños buscaban un sistema de buena calidad que automatizara y ahorrara tiempo en la toma de notas.
¿Por qué Medesk?
Medesk es una plataforma basada en la nube diseñada específicamente para responder a los requisitos operativos y regulatorios de las IPS colombianas. A diferencia de soluciones genéricas, Medesk integra en un solo entorno la gestión clínica, la historia clínica digital, la comunicación con pacientes y los módulos administrativos que necesita una institución prestadora de servicios de salud para funcionar con eficiencia.
Nuestros clientes de México, Perú y Colombia destacan la buena relación de calidad y precio y el trato personalizado a los clientes como los puntos más fuertes de la empresa. Contamos con una exitosa trayectoria de 15 años en el mercado y recibimos reseñas positivas por parte de profesionales de la salud en la región.
Los profesionales de Unidad Biomédica eligieron Medesk porque nuestro software incluye los módulos necesarios para gestionar procesos administrativos y clínicos dentro de un negocio médico, cumpliendo al mismo tiempo con las exigencias del entorno regulatorio colombiano.
¿Cómo los Módulos de Medesk beneficiaron a Unidad Biomédica?
El equipo de los profesionales de Unidad Biomédica se adaptó al uso de nuestro programa durante 3 meses.
En el proceso de implementación del programa, nuestro equipo ayudó al personal a acostumbrarse a la interfaz de la plataforma lo más rápido posible. Aparte del soporte técnico y gerentes que siempre estaban disponibles para resolver dudas, el equipo de Unidad Biomédica tenía acceso a tutoriales y artículos en el centro de formación.
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Explorar ahora >>Reservas Online
Actualmente, Unidad Biomédica ofrece a sus pacientes la opción de reservar citas en línea.
En su página web hay una función de "agendar cita" que está integrada con la plataforma Medesk. En el perfil de la plataforma aparece la información sobre los doctores, fotos de perfil y horas libres para la cita.
Cuando un paciente potencial quiere inscribirse para la consulta, puede elegir en el menú recibir una llamada o registrarse para la consulta por su cuenta. Además de eso, encontraron útil la opción de enviar recordatorios automáticos a sus pacientes. Esta opción está conectada con la reserva de citas y con la agenda.
Agenda médica
Otro módulo que destaca el equipo como "bien pensado" es la agenda médica. Se puede crear una nueva consulta y poner información sobre el paciente en un par de clics.
El módulo facilita el proceso de trabajo para recepcionistas, permite intercambiar información, realizar cambios en el horario y organizar cada bloque con código de colores a preferencia del especialista. Toda la información importante sobre la cita aparece en el calendario: tipo de consulta, motivo de cita, datos personales e información adicional.
Historia clínica digital
Es posible personalizar las plantillas médicas para cada especialidad o usar plantillas prediseñadas que ofrece el software.
Las plantillas médicas permiten escribir la información sobre el estado de salud, el progreso del tratamiento, resultados de análisis y medicamentos de forma organizada.
El formato electrónico de la historia clínica facilitó el trabajo de los doctores de Unidad Biomédica. Por ejemplo, ahora es imposible perder el historial clínico del paciente, ya que todo se almacena en la nube. Además, se puede intercambiar los datos en el formato electrónico si el paciente recibe los tratamientos de varios especialistas de la IPS.
Integraciones con el laboratorio
El software permitió conectar diferentes departamentos de la IPS y enviar documentos a través de la plataforma.
Por ejemplo, cuando el médico realiza una consulta, puede enviar los datos del paciente al laboratorio. Mientras el médico está terminando la consulta, el equipo del laboratorio puede preparar los medicamentos o prepararse para la aplicación de estos.
En cambio, si el paciente está en el laboratorio, el doctor puede terminar de tomar notas y prescribir el plan de tratamiento. Esta comunicación entre departamentos se realiza a través de la API de Medesk, lo que permite el intercambio de datos en tiempo real y es compatible con estándares de interoperabilidad como HL7. El resultado es un flujo clínico sin interrupciones entre la consulta médica y los procesos de laboratorio.
Planteamiento de tareas
Con nuestro software, ahora es más fácil para los profesionales realizar varias tareas administrativas simultáneamente a través del apartado "Tareas". Es un espacio donde se puede dejar notas para el personal de la IPS.
Esta funcionalidad optimiza la comunicación entre los profesionales a través de la plataforma. Además, no tiene que instalar programas adicionales para organizar los procesos laborales. Los profesionales pueden dejar notas o instrucciones y marcar tareas como completadas cuando estén listas.
Cumplimiento Normativo en Colombia: RIPS, Historia Clínica y Facturación Electrónica
Para cualquier IPS en Colombia, operar dentro del marco legal no es opcional. Medesk está diseñado para apoyar el cumplimiento de las principales obligaciones normativas del sector salud colombiano.
Generación de RIPS: Medesk facilita la generación y gestión de los Registros Individuales de Prestación de Servicios (RIPS), el reporte obligatorio que toda IPS debe remitir a las entidades competentes. El sistema organiza automáticamente los datos de cada atención para que el archivo RIPS sea preciso y esté listo para su envío.
Historia clínica conforme a la normativa: La historia clínica digital de Medesk cumple con los requisitos de confidencialidad, integridad y disponibilidad establecidos en la regulación colombiana, incluyendo las disposiciones de la Ley 1581/2012 sobre protección de datos personales. Todos los registros se almacenan en la nube con acceso controlado y trazabilidad de cada modificación.
Facturación electrónica: Medesk soporta procesos de facturación electrónica alineados con las disposiciones de la DIAN y la Resolución 1557 de 2023, reduciendo errores manuales y agilizando los ciclos de cobro frente a EPS y aseguradoras.
Contar con un software que integra estos procesos regulatorios reduce la carga administrativa del equipo y disminuye el riesgo de sanciones por incumplimiento.
Beneficios Administrativos y Financieros para tu IPS
Más allá de los procesos clínicos, un buen software de gestión IPS debe impactar directamente en la sostenibilidad financiera de la institución. Medesk ofrece herramientas concretas para mejorar la gestión administrativa y el desempeño económico de tu IPS.
Reducción de glosas: Una de las principales causas de pérdida de ingresos en las IPS es la devolución de cuentas por parte de EPS y aseguradoras. Medesk reduce las glosas al garantizar una documentación clínica completa y coherente desde el momento de la atención. Cuando la historia clínica, los diagnósticos y los procedimientos están correctamente registrados, las cuentas de cobro tienen mayor solidez ante una auditoría.
Facturación electrónica integrada: El módulo de facturación electrónica de Medesk automatiza la generación de facturas conforme a los requisitos de la DIAN, disminuyendo errores de digitación y acortando los tiempos de respuesta en el ciclo de cobro.
Control de inventario y recursos: La plataforma permite hacer seguimiento de los insumos y medicamentos utilizados en cada atención, lo que facilita el control de costos y evita pérdidas por desabastecimiento o vencimiento.
Analítica e indicadores de gestión: Los reportes integrados de Medesk permiten al gerente de la IPS tomar decisiones basadas en datos reales, desde la ocupación de agendas hasta el desempeño por especialidad o sede.
Estos beneficios convierten a Medesk en algo más que un software clínico: es una herramienta de gestión integral para IPS que buscan crecer de forma ordenada y rentable.
Planes a Futuro
Hoy en día, el equipo de Unidad Biomédica sigue empleando las herramientas de Medesk. La IPS utiliza activamente los módulos del software como la reserva de citas, agenda médica, historia clínica y tareas.
El equipo de Unidad Biomédica planea enfocarse más en fortalecer el área de captación de clientes y retención de pacientes usando herramientas como campañas de marketing o analíticas.
Sonia Mayerly López Romero compartió sus perspectivas para el futuro: "La implementación de Medesk en nuestra organización ha mejorado la calidad de la comunicación entre nuestros médicos y pacientes. Además, la integración de la agenda médica y la historia clínica ha simplificado nuestros procesos internos. Nuestro equipo de Unidad Biomédica se adaptó rápidamente al programa, y ahora estamos disfrutando de los beneficios que ofrece la plataforma Medesk".
Preguntas Frecuentes sobre el Software de Gestión IPS
¿Cuánto tiempo tarda la implementación de Medesk en una IPS?
El proceso de implementación varía según el tamaño de la institución, pero en general el equipo de Unidad Biomédica alcanzó un uso fluido de la plataforma en aproximadamente 3 meses. Medesk acompaña cada etapa con soporte técnico dedicado, tutoriales y gestores de cuenta para reducir al mínimo las interrupciones operativas.
¿Cómo se migran los datos históricos de pacientes al hacer el cambio a Medesk?
Medesk ofrece asistencia en el proceso de migración de datos para que los historiales clínicos y la información administrativa existente puedan trasladarse a la plataforma sin pérdida de información. El equipo técnico trabaja junto con el personal de la IPS para definir el formato y el alcance de la migración antes de iniciar.
¿Cuáles son los costos de una solución como Medesk para una IPS en Colombia?
El costo depende del número de usuarios, los módulos requeridos y el tamaño de la institución. Medesk trabaja con un modelo de precios flexible adaptado a las necesidades específicas de cada IPS. Lo más recomendable es solicitar una demo para recibir una propuesta personalizada según las características de tu institución.
¿Medesk es compatible con operaciones en múltiples sedes?
Sí. La plataforma en la nube de Medesk permite gestionar varias sedes desde un mismo sistema centralizado, con acceso a historias clínicas unificadas, reportes consolidados y agendas independientes por sede. Esto es especialmente útil para IPS que buscan escalar sus operaciones sin perder visibilidad sobre el desempeño global de la institución.
Nuestra plataforma ofrece 18 módulos que puede usar para aumentar la calidad de servicios prestados en su clínica. No tiene que preocuparse por el proceso de implementación del software, ya que es nuestra responsabilidad. ¿Está buscando un software médico para su negocio? Solicite la demo contactándose con nosotros para conocer más detalles.
