Diario para Gerentes de Clínicas

Potencie su clínica

Cómo motivar a tu equipo

Enrique Alvarez
9 de septiembre de 2021

Medical team

Seguro que has oído eso de que las personas son el alma de cualquier organización. No podría ser más cierto, sobre todo, en el sector médico. Cuando hablamos de comunicación con los pacientes y de proporcionar una buena atención sanitaria, la mayor responsabilidad recae en los médicos y en el personal de administración.

Pero, ¿cómo mantienes a tu equipo motivado para asegurarte de que no dejarán el trabajo, de que trabajarán duro y de que proporcionarán un servicio de gran calidad a todos aquellos que visiten tu clínica? En este artículo, te vamos a dar algunos consejos que ayudarán a tus empleados a ser más felices y a estar más satisfechos en el trabajo.

Diseña flujos de trabajo y buenas prácticas

Cuando se trata de motivar a los empleados, los negocios suelen centrarse en las necesidades del equipo. Sin embargo, la mayoría de las veces, solo hay que hacer un par de cambios para mejorar la motivación de los trabajadores. Los flujos de trabajo obsoletos, la carga de papeleo y las directrices confusas pueden hacer mucho daño.

En base a la situación en la que se encuentre tu negocio con respecto a la optimización de los procesos comerciales, quizás necesites la asistencia de algunos representantes de diferentes departamentos para observar, registrar y estructurar los flujos de trabajo más frecuentes de tu clínica. Una vez que lo hayas hecho, recopila feedback de parte de todos los empleados que puedas y trabaja para mejorar todo lo mejorable.

Leer más: Cómo gestionar tu clínica privada: claves para tener éxito

Programa reuniones regulares con todos los miembros del equipo

Si no tienes reuniones con tus empleados de forma regular, estás dejando de recibir un montón de ideas e insights. Esto a su vez podría derivar en pequeños inconvenientes y, con el tiempo, en graves problemas. Además, conseguirás que las personas sientan que te preocupas por ellos.

En cualquier situación, pero, sobre todo, en momentos como estos, no te olvides de programar reuniones y de alentarlos a asistir. Comparte la agenda con antelación, pídele ayuda a las personas y anímalos a participar. Asegúrate de que escuchas todas las opiniones, tomas notas de ellas y las pones en práctica.

Aprender más: Gestión de una clínica médica – cómo beneficiarse de un enfoque sistemático

Programa revisiones de rendimiento individuales

Muchas empresas llevan a cabo revisiones de rendimiento anuales para comprobar el rendimiento de cada miembro del equipo, compartir feedback y planificar los siguientes objetivos. Estas reuniones pueden ser intimidantes si tus empleados sienten que les juzgarás y los dejarás a un lado.

Gracias a Medesk puedes hacer un seguimiento de los indicadores de rendimiento en un módulo de análisis específico para esta tarea como parte de tu software médico de gestión clínica. Gracias a él, no tienes que esperar un año entero para revisar tu progreso. Es muy fácil echarle un vistazo de forma mensual o incluso semanal para ver cómo va todo y hacer los cambios necesarios antes de que los problemas se te vayan de las manos.

Entre otros análisis, el software médico de gestión clínica te ayuda a abordar problemas relacionados con:

  • Las cancelaciones y las no asistencias a citas relacionadas con médicos específicos.
  • La rentabilidad de servicios individuales y médicos en diferentes especialidades.
  • Los costes de adquisición de pacientes y las tarifas de retención.
  • Los esquemas de pago y los incentivos.
  • La distribución de la carga de trabajo y la popularidad de tus servicios.

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Exactamente igual que con tus reuniones regulares, deja que tu equipo prepare revisiones de rendimiento por adelantado. Incluso deberías compartir algo de feedback con ellos antes de la reunión para que puedan revisarlo con antelación y compartir sus opiniones contigo durante la misma. No olvides pedirles a los miembros de tu equipo que compartan su experiencia trabajando en la clínica. ¿Qué es lo que les gusta? ¿Qué se podría mejorar? ¿Cómo se sienten con relación al estilo de la gestión? De esta manera, les demostrarás que son una parte importante de tu negocio y conseguirás insights muy valiosos.

Por último, habla con tus empleados sobre sus objetivos y aspiraciones. ¿Qué les gustaría hacer? ¿Hay proyectos en los que les gustaría participar o incluso querrían liderar? Hay muchas cosas que puedes hacer si los trabajadores no están a gusto con sus actuales responsabilidades.

Aprender más: Como optimizar el tiempo que los médicos invierten en los pacientes

Reconocimiento del progreso: recuerda decir «gracias» y celebrar las pequeñas victorias

Doctor heart

Puede ser que te parezca muy obvio. Sin embargo, los seres humanos solemos dar las cosas buenas por supuesto y prestar más atención a lo que no es tan bueno. Está en nuestra naturaleza. Los gestores son seres humanos, por lo que también tienen estos problemas. Intenta enfocarte más en los éxitos, por pequeños que sean. Tu equipo apreciará un pequeño mensaje de «enhorabuena» en el chat del grupo o unas palabras amables durante la reunión sobre el logro de otro compañero.

En tiempos de crisis, también deberías celebrar el hecho de que no haya muchos errores. Pongamos que tenías el objetivo de aumentar tu cartera de clientes en un 20 % el año pasado, pero la pandemia lo fastidió todo. Si tu resultado final en 2020 mantuvo el nivel de 2019, o solo caíste un 10 %, deberías celebrarlo. Después de todo, tienes que aprender a relativizar este tipo de situaciones.

Leer más: Los indicadores más importantes en la gestión de la medicina privada

Ten cuidado con la excesiva carga de trabajo y prioriza la delegación de tareas

Existen muchas razones por las que las personas se queman en el trabajo. Si programas reuniones con tus empleados de forma regular, podrás identificar signos de agotamiento asociado a la insatisfacción laboral. El síndrome del trabajador quemado puede aparecer porque tus trabajadores tienen demasiadas tareas. Por muy tentador que pueda ser que tus colegas trabajen horas extras y se salten los descansos, no te dejes engañar. Si la gente acaba por quemarse, empezarán a cometer errores e incluso a irse de tu clínica. En el sector médico, lo último que necesitas es cometer errores que puedan afectar a la salud y al bienestar de las personas.

Puedes poner en marcha una sesión de reflexión o chatear con tu equipo y ver qué tareas puedes quitarles, cuáles puedes automatizar y cuáles delegar. Delegar es una gran idea para comprobar si tus compañeros de equipo están listos para enfrentarse a nuevas responsabilidades y para analizar si podría funcionar en un futuro para realizar promociones sobre ello. También demuestra la confianza en el equipo.

Una buena gestión clínica te ayuda a reducir la carga de trabajo mediante:

  • La delegación de tareas entre los equipos administrativos y clínicos para conseguir que tus pacientes tengan una mejor experiencia.
  • El acceso a enlaces directos de citas importantes y registros de pacientes.
  • La posibilidad de desglosar las tareas asociadas a las citas programadas.
  • La vista preliminar de tareas pendientes en cada registro de pacientes.
  • La opción de filtrar por tareas teniendo en cuenta el tipo, la persona asignada y la fecha de entrega para priorizarlas.

Aprender más: Como optimizar el tiempo que los médicos invierten en los pacientes

Invierte en tecnología, un buen equipo y formación

Existen muchas maneras en las que puedes demostrar que te preocupas por tus empleados y por tu clínica médica. Una de ella es invertir de forma regular en actualizaciones de tu software médico, equipo técnico y en el bienestar de tus empleados. Las herramientas tecnológicas obsoletas causan errores, retrasos y frustraciones en general.

Leer más: Los mejores consejos para gestionar tu clínica privada

Crea un buen ambiente de trabajo para tu equipo

clinic manager

Los miembros de tu equipo no necesitan ser buenos amigos, pero si trabajarán mejor si sienten que todos están remando hacia la misma dirección. Intenta hacer quedadas, al menos, una vez al trimestre para asegurarte de tus empelados pasan tiempo juntos fuera del trabajo. Estate pendiente de los cumpleaños y de otros eventos importantes, como las bodas, y recuerda demostrarles que te preocupas por ellos. Anima a tu equipo a sentirse involucrado cuando se unen a un nuevo departamento. Tu objetivo es conseguir que todo el mundo se sienta a gusto trabajando en la clínica.

Como la pandemia del coronavirus continúa, deberías tener videollamadas con ellos para asegurarte de que todo el mundo está bien y cumplen las normas, pero no evites que tus empleados disfruten de actividades juntos. Es en estos momentos en los que las personas necesitan un extra de energía para ayudarles a sobrellevar el día a día.

Esperamos que estos consejos de los que hemos hablado hoy te den algunas ideas sobre cómo motivar a tu equipo. Para terminar, hay un último consejo que nos gustaría compartir contigo: sé flexible. Durante el transcurso del último año, muchas familias se han visto obligadas a lidiar con menores ingresos, han sufrido la pérdida de seres queridos y han tenido que adaptarse a las clases de los niños en casa. Conseguirás que tus empleados estén mejor si les permites cierta flexibilidad con los horarios, descansos e incluso algunas vacaciones. Un buen software médico de gestión clínica facilitará la reorganización de las tareas rápidamente. Aunque mantener tu negocio a flote es, por supuesto, tu prioridad, mostrar un poco de empatía ante tus empleados también lo debería ser. Esta acción tan sencilla te aportará una mayor lealtad y confianza, lo que a largo plazo acabará por beneficiar a tu clínica.

Leer más: Software médico para pacientes – cómo mantener una buena comunicación con tus pacientes

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