Diario para Gerentes de Clínicas

Potencie su clínica

Como optimizar el tiempo que los médicos invierten en los pacientes

Enrique Alvarez
21 de junio de 2021

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Cada clínica tiene su propio objetivo para optimizar el tiempo que los médicos invierten en los pacientes. Existen muchas estrategias y trucos que puedes hacer para lograrlo. Hoy vamos a compartir contigo algunos trucos que ayudarán a tu clínica a incrementar el número de visitas y a animar a tus pacientes a que regresen.

Préstale atención a tus pacientes

Una forma para invertir más tiempo con tus pacientes es ¡tener más pacientes con los que trabajar! A partir de ahí, existen muchas estrategias y factores que intervienen en el proceso de construir una clínica con tantos pacientes que tengan que hacer cola para entrar. Sin embargo, el aspecto más importante de tu éxito es mostrarles que de verdad te importan. Es posible que ahora mismo estés pensando que eso ya lo sabías. Quizás es un consejo básico pero todos sabemos que cuesta implementarlo en nuestro día a día.

Existen muchas razones por las que no le prestamos demasiado atención a los pacientes: desde tener mucho trabajo, hasta tener que rellenar un formulario de datos personales sobre el paciente durante su visita. Supongamos que crees que los médicos pasan demasiado tiempo centrados en el papeleo durante las citas. En ese caso, deberías plantearte actualizar tu software médico a una plataforma que pueda automatizar los flujos de trabajo, proporcionar plantillas de documentos creadas con antelación y que cuente con una interfaz sencilla de utilizar.

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Una vez que hayas eliminado esos obstáculos, tus médicos podrán enfocarse en los pacientes. A continuación, te dejamos algunos consejos:

  • Tómate tu tiempo para charlar con los pacientes sobre sus aficiones, amigos y familiares, siempre y cuando a ellos les apetezca hacerlo. Dejar a un lado su historia clínica electronica o problemas de salud puede ayudarles a relajarse y crear una buena relación. A veces, los pacientes podrían compartir parte de su historia clínica digital contigo, es decir, información que a lo mejor no te contaron al principio por vergüenza, incomodidad o falta de confianza. Por tanto, es obvio que esto beneficia al proceso del tratamiento y que mejora la relación con tus pacientes.

  • Presta atención a lo que piensan los pacientes de su enfermedad. Muchas personas buscan en Google sus síntomas antes incluso de ir al médico, así que déjales compartir sus preocupaciones y explícales el diagnóstico correcto. Pero, ten cuidado, porque si les dices que están equivocados, puedes conseguir que se sientan incómodos.

  • Durante la visita, encuentra el tiempo necesario para contestar todas las preguntas de tus pacientes y haz un esfuerzo para hablar con ellos sin escribir nada en tu ordenador. Una conversación en la que nunca apartes la vista de sus ojos puede marcar una gran diferencia y hacer que el paciente acabe volviendo a tu clínica. Utiliza plantillas creadas con antelación en tu software de gestión clínica para optimizar el tiempo que pasas escribiendo recetas y completando el papeleo.

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Gestiona a los pacientes que no acuden a las citas

Por desgracia, los pacientes que no acuden a las citas son bastantes recurrentes. Sin embargo, si compruebas la lista de clientes y su historias de visitas, habrá una posibilidad mayor de que descubras cuál es el grupo de pacientes que más falta a las citas. Una forma de gestionar estas situaciones es implementar una política de cancelación especial para aquellos pacientes que más falten a sus citas. Las estadísticas nos dicen que los pacientes son menos propensos a saltarse una visita al médico si las programan el mismo día o el día de antes, así que podrías aplicar esta política solo a este grupo específico de pacientes. Empezarás a ver los resultados en un par de meses.

Muchos software médico tienen recordatorios automatizados que animan a los pacientes a asistir a sus citas, sobre todo, en el caso de los que lo hacen con frecuencia. Además, si tienes suficientes trabajadores, uno de los miembros de administración podría llamar a los pacientes por la tarde para recordarles sus próximas citas.

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Otra forma de gestionar las no asistencias es contactar a los pacientes que no asistieron a sus citas. Es mejor llamarles 5 o 10 minutos después de la hora acordada y preguntarles si van a asistir o no. Evitará que tu equipo espere en vano. Además, demostrarás que te preocupas por tus pacientes, consiguiendo que no se olviden de sus citas. Cuando estés en la llamada, recuerda evitar cualquier tono negativo.

Medesk va un paso más allá y te ayuda a entender exactamente por qué los pacientes están cancelando sus reservas:

  • Comprueba la cancelación y las tasas de no asistencia fácilmente con gráficos visuales
  • Registra y cuenta todas las razones por las que los pacientes cancelan cada cita
  • Correlaciona las cancelaciones con los médicos, departamentos, tipos de citas y mucho más
  • Descubre las situaciones que causan cancelaciones y no asistencias para que puedas solucionar el problema

Leer más: Cómo un software de gestión clínica puede ayudarte a mejorar tu enfoque para conseguir clientes

Escribe una política de cancelación y asegúrate de que tus pacientes la conocen

Es muy importante tener una política de cancelación por escrito que establezca las reglas para las citas a las que no se asisten y para los retrasos. Hay dos escenarios muy frecuentes que pueden causar problemas:

  • Dependiendo de tu lugar de residencia y de tu especialidad, es posible que necesites pedir un depósito a tus pacientes durante el proceso de reserva y quedarte parte de la cantidad abonada si no asisten.
  • El paciente podría llegar tarde, olvidar la hora de la cita y, aún así, esperar a que el médico le atienda.

Para evitar cualquier confusión y negatividad, te animamos a añadir una política de cancelación a la documentación estándar y que los pacientes la firmen en su primera visita. De esa forma, nadie podrá decir que no conocían las normas.

Crea y mantén actualizada una lista de espera

Mantener actualizada una lista de espera te ayudará a rellenar los huecos libres del médico si algunos pacientes cancelan sus citas. Es mejor que incluyas el tiempo y los días en los que los pacientes están disponibles para la cita. Así, evitarás llamadas extra y tendrás tiempo para colocar otra cita en esa franja horaria en un corto periodo de tiempo. Es una gran idea para impulsar la satisfacción de los pacientes que no pudieron programar su visita con antelación, y tu clínica no perderá dinero.

Medesk te ayuda a crear una lista de espera para garantizar que tus pacientes acudan a tu clínica tan pronto como sea posible:

  • Utiliza un código de color para el Historial Médico de cada paciente y, así, saber rápidamente quién está en la lista de espera
  • Ejecuta informes automatizados para ver quién ha estado en la lista de espera demasiado tiempo
  • Crea un sistema de clasificación para que los casos más urgentes sean la prioridad
  • Envía recordatorios por mensaje con enlaces de reserva en línea para servicios específicos que ayudan a la retención de los pacientes

Esperamos que estos consejos te ayuden y que los uses para construir una mejor relación médico-paciente. Con la mentalidad y software de gestión clínica correctos, podrás optimizar los procesos de tu clínica y aumentar tu éxito.

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