Capacidad hospitalaria: Factores, Gestión y Optimización

¿Cuál sería su plan de acción si los recursos para brindar atención médica a los pacientes en su hospital se agotaran?

Esta pregunta nos hace pensar en el peor escenario para los médicos: no poder atender a los pacientes que requieran el tratamiento por la falta de camas, recursos humanos o suministros médicos.

Durante la pandemia, los hospitales en todo el mundo han demostrado su capacidad, resaltando la importancia de utilizar eficientemente los recursos disponibles.

En 2020 el continente americano fue severamente afectado debido a COVID-19. Por ejemplo, en los países latinoamericanos como Colombia la ocupación de las unidades fue superior al 90%.

Es la razón por la que es importante realizar la planeación de la capacidad hospitalaria.

En este artículo cubriremos lo siguiente:

• ¿Qué es la Gestión de la Capacidad Hospitalaria?
• Factores que Influyen en la Capacidad Hospitalaria
• 8 Recomendaciones para la Optimización del Hospital

¿Qué es la Gestión de la Capacidad Hospitalaria?

La gestión de la capacidad hospitalaria en el sector de la salud se enfoca en satisfacer las necesidades de los pacientes, como camas disponibles, equipos, medicamentos y el personal médico.

Actualmente, la cuestión de cómo lograr altos niveles de utilización de la capacidad instalada en salud sin desperdiciar recursos es una meta importante para los profesionales de la salud.

Los desafíos con los que se enfrentan los profesionales de salud son:

• Baja capacidad instalada en los recursos.
• Programación inadecuada en su uso.
• Demoras en los flujos de información.
• Procesos lentos en la cadena de suministros.

Como los servicios médicos son intangibles para evaluar, las camas disponibles definen la capacidad en un hospital. Alrededor de esta unidad se concentran servicios de enfermería, atención médica, traslado de pacientes, entre otros.

Por un lado, tener más camas del número de los pacientes en un hospital es costoso, ya que paga por más espacios o tenga más especialistas de lo necesario. Desde otro punto de vista, reducir los recursos puede comprometer la seguridad de los pacientes y no estar preparados para nuevos brotes.

Aunque este concepto no ofrece una visión completa, así es posible rastrear la dinámica de sistemas y flujo de pacientes (patient flow) en las organizaciones médicas. Los profesionales pueden prepararse para las subidas y bajadas como brotes de epidemias, eventos geopolíticos, desastres naturales si tienen el conocimiento, la disponibilidad de los recursos.

Factores que Influyen en la Capacidad Hospitalaria

La infraestructura, los recursos financieros, la demanda de servicios y el personal médico afectan la capacidad de un hospital para brindar atención médica.

Para evaluar el impacto de las estrategias de la gestión hospitalaria, hay que considerar los siguientes 8 factores:

• Tasa de ocupación de camas.
• Tiempo de espera en la sala de emergencia.
• Tiempo de espera para cirugía.
• Días de estancia del paciente en el hospital.
• Giro cama: la cantidad de pacientes que utilizan una misma cama en un periodo de tiempo.
• Porcentaje ocupacional: cantidad de los pacientes alojados durante un periodo de tiempo, tomando en cuenta el número de camas disponibles.
• Disponibilidad del personal médico.
• Disponibilidad de recursos y equipos médicos.
• Número de camas instaladas.
• Flujo de pacientes que ingresan a la hospitalización.

En este diagrama se presenta la dinámica que permite rastrear la eficacia del uso de los recursos:

También, la productividad del personal influye en la calidad de la atención médica brindada. Las horas que los médicos trabajan diariamente se convierten en el número de pacientes atendidos por hora médica. Saber estos números ayuda a evitar la ocupación extrema del personal en ciertos días o temporadas del año.

Además, de eso hay pacientes que hospitalizan de urgencia y regularmente. Es necesario saber el porcentaje regular para evitar el colapso en el flujo de pacientes de urgencias.

Optimización de la Capacidad Hospitalaria: 8 Recomendaciones

Es posible amplificar la capacidad si minimiza las acciones innecesarias.

Aquí le presentamos 8 recomendaciones innovadoras para mejorar la calidad de la gestión hospitalaria.

#1. Optimizar los Tiempos de espera.

Antes de ser hospitalizados, los pacientes esperan los protocolos de ingreso. Esto implica una demora de las personas en espera de ser hospitalizadas.

Cada vez que los pacientes se queden sentados en salas de espera por mucho tiempo o lleguen tarde, se produce un desperdicio.

Si no optimiza el tiempo de espera a largo plazo, esto puede causar listas de espera largas y que los médicos tienen horas libres.

Se puede solucionar este problema con los registros médicos.

Ejemplo:

El servicio de urgencias de un hospital nota que los pacientes esperan la consulta más largamente de lo promedio. El monitoreo continuo vía la plataforma de gestión médica muestra que se producen cuellos de botella durante la clasificación, lo que lleva al hospital a asignar personal adicional durante las horas pico.

Al implementar la agenda médica y una historia clínica digital, tendría la documentación precisa del presente trabajo: consultas realizadas, servicios prestados y un ciclo eficaz de facturación y pagos.

Un software médico es una herramienta que puede minimizar los errores y optimizar los tiempos de espera.

#2. Controlar la Duración de estancia en el Hospital.

Según el Ministerio de Sanidad, la estancia del paciente en el hospital, durante 7 días, puede costar al hospital hasta $5000. Sobre todo si el paciente tiene una cirugía.

Es importante rastrear el índice de la hospitalización promedio para tener camas disponibles. Si la duración de la estancia de algunos pacientes es más alta de lo promedio, esto puede indicar diagnóstico inexacto o complicaciones de la enfermedad.

Un sistema de seguimiento le ayudará a rastrear la disponibilidad de camas en tiempo real y tener más control de la dinámica de la enfermedad de sus pacientes.

Además, así es más rápido colaborar para acelerar las altas y asignar camas de manera eficiente. El manejo eficaz de las camas implica anticipar las altas, coordinar los traslados y minimizar el tiempo de inactividad de la cama.

#3. Reducir el Inventario.

El inventario representa capital inmovilizado y costo de almacenamiento en un hospital.

Los suministros y medicamentos excedentes, equipos superfluos o los datos superfluos se traducen en desperdicio de inventario. Además, un inventario excesivo aumenta el riesgo de pérdida por robo o por quedar obsoleto.

Medesk es una solución que puede gestionar los materiales de consumo. Por ejemplo, es posible configurar la plataforma para añadir la información sobre los insumos de forma automática a los servicios solicitados.

Los profesionales que optimizaron el control del inventario, pueden rastrear automáticamente los insumos vendidos, la cantidad de insumos adquiridos y gastados. Es posible acceder a la información en un par de clics y tomar decisiones informadas sobre cuándo adquirir artículos y materiales nuevos.

Además, la plataforma ofrece generar informes automáticos para realizar un análisis financiero. Es muy útil cuando se trata de calcular el coste real de cada uno de los servicios. También puede rastrear los gastos innecesarios y cambiar la lista de materiales que adquiere para su hospital.

#4. Interactuar con los Empleados.

En el sector salud la colaboración ayuda a minimizar el uso inefectivo de los recursos del hospital a través de recibir una retroalimentación por parte de sus empleados. La compresión del clima laboral ayuda a desarrollar las estrategias para eliminar posibles errores.

Las reuniones semanales con los médicos son necesarios para discutir noticias de pacientes, problemas operativos y próximos cambios. El personal médico puede compartir información que mejorará los procesos de toma de decisiones relacionadas con la atención médica al paciente.

Además, así podría evaluar varios indicadores: productividad, ausencias, nivel de la colaboración entre los médicos.

También, puede capacitar a su equipo médico para reconocer el exceso de inventario y encontrar formas novedosas de reducirlo.

Otro problema que podría solucionar a través de reuniones es eliminar las ausencias en el horario. El desperdicio en la atención médica resta tiempo que los empleados podrían utilizar para actividades educativas, establecer relaciones con los pacientes o implementar mejoras basadas en sistemas.

#5. Optimizar la Transportación.

Los residuos del transporte en el sector sanitario implican el traslado innecesario de personas, suministros y equipos médicos. Para optimizar la transportación de los pacientes es necesario organizar los espacios de manera eficiente y minimizar las distancias entre las áreas de atención, como las salas de emergencia, los quirófanos, las unidades de cuidados intensivos y las salas de hospitalización.

Transportar pacientes a diferentes departamentos y correr de un lado al otro para recolectar suministros también aumenta el riesgo de lesiones para el paciente o el profesional. Esto se llama el desperdicio por defecto y de espera, ya que crea retrasos en la atención médica.

La transportación correcta permite ahorrar el tiempo, reducir las lesiones y evitar complicaciones.

#6. Eliminar los desechos del procesamiento excesivo.

El procesamiento excesivo ocurre cuando se realiza un trabajo innecesario en el tratamiento de los pacientes.

Como unos ejemplos, podemos pensar en:

• Pruebas innecesarias.
• Completar diferentes formularios con la misma información.
• Realizar el ingreso de datos en más de un sistema, entre otros.

Un análisis eficiente es una oportunidad de optimizar el tiempo, esfuerzos y los recursos para contribuir más en la calidad de la atención médica y los resultados de los pacientes.

Al observar todos los procesos a través de la lente de la atención sanitaria eficiente, el personal puede ayudar a identificar procesos repetitivos, redundantes o poco valiosos para ahorrar tiempo y dinero.

#7. Promocionar la salud física y mental.

Es más fácil y menos costoso advertir una enfermedad que tratarla. Es la razón por la que es mejor educar a los pacientes sobre las medidas preventivas.

Los eventos de la promoción de la salud ayudan a concienciar a los pacientes y enseñarles cuidar mejor su salud.

Esto puede ayudar a reducir la incidencia de visitas innecesarias al hospital y promover una mejor adherencia al tratamiento. El conocimiento, a su vez, puede disminuir la carga sobre los recursos hospitalarios.

Además, al fomentar un mayor conocimiento sobre la prevención de enfermedades y la promoción de estilos de vida saludables, se puede contribuir a la reducción de la demanda de servicios hospitalarios.

#8. Utilizar un Software de Gestión Hospitalaria.

Con una plataforma digital de alta calidad siempre tendrá la información sobre los recursos disponibles en el hospital y optimizará el proceso de la atención brindada a los pacientes.

Al analizar las tasas de utilización e identificar áreas de utilización excesiva o insuficiente, los hospitales pueden optimizar la asignación de recursos.

Las siguientes soluciones pueden liberar de carga innecesaria al personal:

• Los registros médicos.

Al digitalizar los registros médicos, los hospitales pueden acceder a la información en tiempo real, reducir el papeleo y mejorar la precisión de los datos.

Por ejemplo, una enfermera puede obtener rápidamente información sobre el historial médico, las alergias y los tratamientos actuales de un paciente. Para hacer esto, tiene que abrir una base de datos electrónica y acceder a su historial médico. Esta función permite una toma de decisiones más rápida, sobre todo en situaciones de emergencia.

• Telemedicina.

Puede consultar a los pacientes a través una plataforma de telemedicina si es una consulta de seguimiento, control de una enfermedad crónica o una consulta general.

Hay veces cuando no hay necesidad llegar al hospital, sobre todo si no hace falta utilizar ningún medicamento.

El módulo de telemedicina de Medesk se conecta con la agenda médica, y le permite empezar una videoconferencia en un par de clics. Además, puede utilizar una historia clínica digital mientras está prestando los servicios de telemedicina.

• Pronosticar la cantidad de pacientes.

Los modelos predictivos analizan datos históricos para predecir los ingresos, altas y ocupación de camas de pacientes. Los hospitales pueden asignar recursos en consecuencia.

Ejemplo: durante la temporada de gripe, el análisis predictivo puede ayudar a los hospitales a ajustar los niveles de personal y asignar camas para tener en cuenta un posible aumento de las hospitalizaciones.

• Reserva de citas en línea.

Es más conveniente para los pacientes programar las consultas por su propia cuenta.

Desde la perspectiva del paciente, esto minimiza el papeleo y reduce el tiempo de espera durante la visita real. Por ejemplo, un paciente recibe un correo electrónico o SMS con un enlace a un formulario en línea. Allá puede ingresar información personal, información del seguro e historial médico. De esta manera, el recepcionista podrá comprobar rápidamente sus datos y comenzar el proceso de registración cuando esté llegue al hospital.

El módulo de la reserva de citas está conectado con la agenda médica, lo cual hacer fácil la comunicación entre el médico y recepcionista y permite tener el control el flujo de los pacientes y las cantidades de ausencias.

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