Software de gestión médica: ¿Cómo formar a los recepcionistas?

Cuando gestionas un negocio de atención sanitaria, como una clínica privada, es vital que tus compañeros estén satisfechos con el trabajo. Influye mucho más de lo que piensas en la experiencia del paciente. Las interacciones con los recepcionistas son la primera impresión que la mayoría de los pacientes se llevan de la clínica, por lo que tienes que enfocarte en ellas tanto como sea posible.

La selección de un software médico para gestión de clínicas es una de las maneras más eficaces para mejorar la eficiencia y satisfacción del trabajo de un plumazo. Todo lo que necesitas es aprender a formar a tus compañeros para sacarle el máximo rendimiento a tu sistema. En este artículo, te explicaremos cómo pueden beneficiarse tus recepcionistas y cómo puedes estar seguro de que lo hacen.

Lee: Como escoger el mejor software médico para su clínica – Guía completa

Cómo pasar del papeleo a la automatización

Muchas clínicas se enfrentan a la ardua tarea de lidiar con el fastidioso papeleo de oficina para poder proporcionar servicios. El uso de un sistema de gestión clínica adecuado es un gran paso para optimizar todo el flujo de trabajo, mejorar la experiencia del paciente y, en última instancia, incrementar los beneficios. Con la formación adecuada para usar una plataforma de gestión clínica, el personal de administración automatizará tareas que consumen mucho tiempo de una forma moderna y digital.

Lee: Cómo automatizar tu papeleo

Para incrementar la adquisición y retención de tarifas, necesitas comprometerte con tus pacientes y mantenerte a su lado hasta el final del camino. Sigue estos consejos básicos para comenzar:

• Envía recordatorios automáticos en los intervalos de tiempo que especifiques para impulsar las tasas de retención del paciente y, así, evitar perder el tiempo esperando a pacientes que han olvidado las citas.

• Comparte información útil sobre descuentos, promociones y servicios específicos con algunos pacientes, por ejemplo, con aquellos que superen los 55 años.

Tu sistema de gestión para clínicas debería ofrecer opciones de comunicación manuales y automáticas para los pacientes

Los pacientes deberían poder añadir una cita a la programación de la clínica con un par de clics:

• Tu software para clinicas debería tener habilitado un sistema para añadir etiquetas de colores a las citas y a los registros de los pacientes. El objetivo es avisarlos del estado de las citas o de información importante, como alergias o pagos pendientes.

• Un flujo de trabajo diario y más organizado aumenta la satisfacción del trabajo e influye en la experiencia del paciente. El resultado: una gran retención de pacientes.

Un sistema de gestión para clínicas con etiquetas de colores para facilitar el trabajo administrativo

Ahora más que nunca, los pacientes quieren acceder a los servicios en línea. Es la oportunidad perfecta para impulsar la adquisición de pacientes a la misma vez que haces más accesibles tus servicios que los de la competencia:

• Enlaza las reservas en línea a tu página web y redes sociales para quitar cargas de tu teléfono.

• Permite que los pacientes seleccionen la franja horaria que más se ajuste a ellos.

• Añade toda la información del médico como te sea posible.

Lee: El papel que juega el software de gestión clínica en la retención de pacientes

Integración del sistema para la gestión de clínicas con reservas intuitivas y en línea

Mientras más servicios en línea proporciones, menos trabajo tendrán los recepcionistas:

• Si reduces la carga de trabajo de los recepcionistas con las llamadas de teléfono, podrás invertir más tiempo ayudando a los pacientes de la sala de espera.
• Esto tiene un gran impacto en la experiencia del paciente y les ayuda a llevarse una buena primera impresión.

Cómo optimizar el flujo de trabajo en línea

Todos los empleados de las clínica deben estar al día de las novedades que se han implementado, y la automatización en una gran oportunidad para realizar algunas modificaciones. Puede ser tedioso si no lo enfocas de la forma adecuada, pero, una vez que todos han sido capaz de integrarse, todas y cada una de las tareas de la clínica serán mucho más fáciles. Asegúrate de que tus compañeros entienden a la perfección las funciones del sistema de gestión clínica. Es lo que marcará la gran diferencia.

Dejar atrás el papeleo supone un gran reto, pero, una vez que has implementado las automatizaciones, tendrás una gran oportunidad para sacar lo mejor de tus recepcionistas. A continuación, aparecen algunos consejos que debes tener en cuenta cuando realices el cambio.

Cambiarse a la era digital es la mejor oportunidad para sacar la basura e incentivar a los compañeros:

• Enfoca tu clínica desde un punto de vista comercial.
• ¿Qué te gustaría cambiar de la forma actual en la que trabajáis?
• ¿Qué cambiarían tus compañeros si pudieran?
• Habla sobre el flujo de trabajo actual con el equipo de Medesk. Te ayudarán a realizar la transición a una plataforma digital y a optimizar todo el enfoque a la misma vez.

La preparación previa es lo más importante. De hecho, es la clave para ser mucho más eficiente en el flujo de trabajo:

• Crea registros de pacientes detallados y organizados.
• Incluye información en los documentos y formularios de forma automática.
• Adopta un módulo para organizar las tareas que te permita saber cuáles son las tareas más urgentes.
• Crea un sistema para pasar de tareas a los registros de pacientes y citas con un solo clic.
• Integra tu software de gestión clínica con herramientas de profesionales expertos.

Confía menos en tu memoria y más en las herramientas inteligentes que te permiten realizar un seguimiento en todo momento.

• Categoriza todos los aspectos diferentes del trabajo administrativo con etiquetas de colores.

• Gestiona todas las tareas en orden de urgencia para evitar que los pacientes esperen.

• Reduce los niveles de estrés con un gestor de tareas intuitivo y claro.

• Las funciones de un sistema para gestionar clínicas deben incluir opciones para gestionar tareas.

Las funciones de un sistema para gestionar clínicas deben incluir opciones para gestionar tareas

Cómo sacar el máximo provecho a la formación

Por regla general, necesitamos que los recepcionistas tengan la capacidad de trabajar con multitareas y esto no es diferente cuando usamos un software de gestión clínica. Es una parte más de trabajo y no podemos ignorarlo, así que es mejor que estés al tanto del asunto desde el principio y te asegures de que todos los empleados saben cómo gestionar las cargas de trabajo de forma adecuada. Mientras más equilibrado y controlado sea el flujo de trabajo, serás más feliz y tendrás mejor calidad de trabajo. Todo esto mejorará la experiencia de los pacientes y los incentivará a volver una y otra vez a la clínica.

No te preocupes por los conocimientos informáticos, hay muchísimo material de formación ahí fuera y no tiene por qué costarte ni un solo céntimo.

La formación para los sistemas de gestión clínica debería ser totalmente gratuita

Con Medesk, puedes:

• Leer manuales paso por paso y ver guías en vídeo para llevar la iniciativa y tener el control de todas las funciones.
• Solicitar tutoriales en pantalla sobre cualquier tema que necesites, ya sea cómo gestionar facturas, cómo controlar citas en línea o cualquier otra cosa.
• Usar el chat en directo para asegurarte de que la informática no es un obstáculo cuando usas Medesk. Nuestros especialistas te ayudarán con capturas de pantalla y vídeos personalizados.

Cómo organizar tu trabajo en línea

Etiquetas de colores

Para aumentar el potencial de tus recepcionistas, vale la pena saber cuáles son las tareas que más tiempo les requieren. El software médico de gestión clínica debería usar etiquetas de colores, ya que te ayudará con el flujo de trabajo de todas las maneras que te puedas imaginar. También podrás crear plantillas de informes que especifiquen la situación de la clínica/paciente. Si combinas este enfoque con las etiquetas de colores, es muy fácil saber si existe algún error y cómo solucionarlo.

Crea etiquetas de colores para marcar las tareas. Siempre merece la pena usarlas para saber dónde puedes mejorar.

Para terminar, también puedes etiquetar:

• Las solicitudes de las llamadas entrantes

  • ¿Falta algún tipo de información en tu página web?
  • ¿Todavía hay muchas reservas por teléfono?

• Quejas/opiniones

  • ¿Sobre un compañero o servicio?
  • ¿Qué puedes hacer para solucionarlo?

• Documentos

  • ¿Los pacientes necesitan recetas reiteradas o copias en físico de las facturas?
  • ¿Le envías a los pacientes toda la información necesaria en el momento adecuado?

• Solicitudes de devolución de llamadas

  • ¿El paciente debe conocer algún dato importante antes de acudir a la clínica?
  • ¿Hay suficiente información en la página para que los pacientes sepan cómo reservar en línea directamente?

• Reservas en línea

  • ¿Qué porcentaje de reservas se realizan en línea?
  • ¿Qué canales de adquisición son los más efectivos en relación al precio?

Cómo fomentar un ambiente laboral que funcione

Cuando estés seguro de que los recepcionistas no meten la pata debido a las grandes cargas de trabajo que tienen que realizar de forma simultánea, te recomendamos que agradezcas y recompenses a los trabajadores una vez que hayan aprendido a trabajar con este nuevo enfoque.

Implementa un enfoque que los incentive a dar lo mejor de ellos en todo momento. A continuación, puedes encontrar algunos consejos para sacar el máximo potencial de los recepcionistas:

• Utiliza refuerzos positivos como herramienta fundamental cuando formes a los empleados en todos los niveles.
• A todo el mundo le gusta saber que son responsables de un trabajo bien hecho.
• El enfoque tradicional del “empleado del mes” funciona muy bien en la atención sanitaria, al igual que en otros sectores.
• Ve un paso más allá y muéstrale a todo el mundo lo bien que hizo su trabajo un compañero gracias al sistema de gestión clínica.
• Pon en contacto a los recepcionistas con tutores especializados a través del chat en directo para ayudarles a navegar a través del sistema de gestión clínica y a aumentar el potencial de la clínica.

Todo en uno gracias al sistema de gestión para clínicas

Además de hacer que tus compañeros se sientan bien por los esfuerzos y de recompensarlos, harías bien en subrayar su rendimiento. Cuando se trata de sistemas de gestión para clínicas en atención sanitaria, siempre hay algo más que se puede hacer con los conocimientos adecuados. Seguramente tendrás algunos recepcionistas que le sacarán el máximo partido a la plataforma elegida y también puedes proponerles que realicen una formación gratuita y adicional. Nunca sabes si puedes descubrir a un nuevo gestor clínico entre los empleados.

Gracias a los mejores métodos de formación tradicionales con un enfoque directo y en pantalla, Medesk le proporciona a tus recepcionistas toda la ayuda que necesiten para que lleven tu clínica un paso más allá. Trabajamos duro para optimizar tu flujo de trabajo y ofrecerte la oportunidad de recoger las recompensas de un trabajo equilibrado y eficiente.

Después de todo, cuanto tú y tu equipo estáis satisfechos en el trabajo, tus pacientes y tu negocio solo recogerán beneficios.

Lee: Elige el software medico más adecuado: 5 mejores consejos

Cómo formar a los recepcionistas. Lista de consejos

Tienes que tener varios aspectos en cuenta a la hora de seleccionar un sistema de gestión clínica. Asegurarse de que tus recepcionistas están dispuestos a mejorar es uno de los mayores retos, por lo que hemos realizado una lista de 10 consejos para ayudarte en el proceso.

1. Debate el flujo actual de trabajo con los recepcionistas. ¿Qué aspectos pueden cambiarse?

2. Crea una confirmación de reservas y respuestas automáticas a través de mensajes de texto y/o correos electrónicos.

3. Usa las etiquetas de colores para organizar la información de las citas.

4. Añade opciones de reservas en línea para que los recepcionistas no estén tan pendientes del teléfono.

5. Permite que los pacientes elijan las franjas horarias y reduzcan el tiempo que gastan en las cancelaciones manuales.

6. Crea una guía paso por paso para rellenar los registros de los pacientes.

7. Enlaza las tareas por citas y registros de pacientes

8. Aprovecha todas las formación en línea que te ofrece el proveedor del PMS.

9. Realiza un seguimiento del progreso de tus recepcionistas.

10. Estate preparado para adaptarte a las novedades y a los cambios.